NHỮNG ĐIỀU NÊN BIẾT VỀ HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI

Trong thế giới thương mại phức tạp, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) chính là “giấy thông hành” không thể thiếu của hàng hóa. Mọi giao dịch mua bán, dù lớn hay nhỏ, đều bắt nguồn từ một tờ hóa đơn. Vậy, hóa đơn thương mại chứa đựng những thông tin gì và có ý nghĩa như thế nào? Hãy cùng khám phá.

1. Thế nào là hóa đơn thương mại?

Hóa đơn thương mại là chứng từ thương mại quan trọng, được lập bởi người bán để xác nhận việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn này chứa đầy đủ thông tin về hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thanh toán và các thông tin nhận dạng của cả người bán và người mua.

2. Hóa đơn thương mại có vai trò như thế nào?

Hóa đơn thương mại đóng vai trò trung tâm trong hoạt động xuất nhập khẩu, cụ thể:

Cơ sở thanh toán: Đây là chứng từ chính thức xác nhận giá trị giao dịch, giúp người bán có căn cứ để yêu cầu thanh toán và người mua thực hiện nghĩa vụ trả tiền.
Cơ sở tính thuế: Hóa đơn cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị, giúp cơ quan hải quan xác định chính xác số thuế cần phải nộp.
Cơ sở đối chiếu: Hóa đơn được sử dụng để đối chiếu thông tin với các chứng từ khác như vận đơn, bảo hiểm, nhằm đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu.

Nói cách khác, hóa đơn thương mại như một “bản hợp đồng” chi tiết về giao dịch mua bán hàng hóa, là căn cứ quan trọng cho các hoạt động tiếp theo.

3. Các loại hóa đơn thương mại phổ biến

3.1 Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice), tuy có vẻ ngoài tương tự như hóa đơn thông thường nhưng không được sử dụng với mục đích thanh toán như hóa đơn thương mại. Chúng cho phép người bán và người mua thảo luận và đàm phán các điều khoản trước khi đạt được sự đồng thuận về hóa đơn thương mại cuối cùng. Nó cung cấp cho người mua thông tin cần thiết về đơn hàng và ước lượng chi phí, giúp họ có cái nhìn rõ ràng hơn về giao dịch trước khi cam kết mua hàng.

3.2 Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)

Hóa đơn Tạm thời được sử dụng khi hai bên chưa thống nhất toàn bộ điều khoản giao dịch, thường để thanh toán một phần hoặc làm cơ sở cho các thanh toán tiếp theo.

3.3 Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

Khác với các loại hóa đơn thông thường, Hóa đơn Lãnh sự đòi hỏi sự xác nhận của cơ quan nhà nước. Việc chứng thực này giúp đảm bảo rằng thông tin về hàng hóa là chính xác, giá cả giao dịch là hợp lý và tuân thủ các quy định về xuất nhập khẩu.

3.4 Hóa đơn trung lập (Neutral Invoice)

Hóa đơn Trung lập (Neutral Invoice) là một loại hóa đơn thương mại đặc biệt, được sử dụng trong các giao dịch xuất nhập khẩu phức tạp như tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu hoặc buôn bán thông qua trung gian.

4. Một số nội dung cơ bản của hóa đơn thương mại

4.1 Thông tin các bên tham gia

Người mua (Buyer/Importer)

Tên công ty đầy đủ
Địa chỉ trụ sở chính và địa chỉ giao hàng (nếu khác)
Số điện thoại, fax, email
Mã số thuế (VAT number)
Người đại diện (tên, chức danh)
Thông tin ngân hàng (tên ngân hàng, số tài khoản, mã SWIFT, địa chỉ ngân hàng)

Người bán (Seller/Exporter): Tương tự như người mua

4.2 Thông tin về hóa đơn

Số hóa đơn (Invoice number)
Ngày lập hóa đơn (Invoice date)
Phương thức thanh toán (Terms of payment)

T/T (Telegraphic Transfer): Chuyển khoản
L/C (Letter of Credit): Thư tín dụng
D/A (Documents Against Acceptance): Nhờ thu chấp nhận
D/P (Documents Against Payment): Nhờ thu trả tiền

Điều kiện giao hàng (Incoterms): Ví dụ: FOB, CIF, CFR,…
Hạn thanh toán: Thời gian tối đa để người mua thanh toán.

4.3 Thông tin về hàng hóa

Tên hàng hóa
Mã hàng
Quy cách đóng gói
Số lượng (số lượng, trọng lượng, kích thước)
Đơn vị tính
Chất lượng
Xuất xứ
Giá bán: Giá đơn vị và tổng giá trị hàng hóa

Chi phí khác:

Chi phí đóng gói
Chi phí vận chuyển nội địa
Bảo hiểm (nếu có)

4.4 Tổng giá trị hóa đơn

Tổng giá trị hàng hóa: Tổng giá trị của tất cả các mặt hàng.
Thuế (nếu có): Các loại thuế áp dụng (VAT, thuế xuất khẩu,…)
Tổng giá trị hóa đơn: Tổng số tiền người mua phải thanh toán.

4.5 Điều khoản khác

Điều kiện bảo hành: Thời gian và điều kiện bảo hành sản phẩm.
Điều kiện đổi trả: Quy định về đổi trả hàng hóa.
Điều khoản khác: Các điều khoản đặc biệt khác (nếu có).

5. Các vấn đề cần lưu ý về hóa đơn thương mại

Thông tin chính xác: Mọi thông tin trên hóa đơn phải chính xác và đầy đủ, từ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá đến các điều khoản thanh toán. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giữ lại tại hải quan hoặc tranh chấp giữa người mua và người bán.
Điều kiện giao hàng rõ ràng: Điều kiện giao hàng (Incoterms) như FOB, CIF phải được ghi rõ trên hóa đơn. Điều này giúp xác định rõ trách nhiệm của người mua và người bán trong quá trình vận chuyển và phân chia chi phí một cách minh bạch.
Mô tả hàng hóa chi tiết: Mô tả hàng hóa cần chi tiết, bao gồm: tên hàng, số lượng, đơn vị tính, mã HS, xuất xứ hàng hóa. Điều này giúp hải quan dễ dàng phân loại hàng hóa và tính thuế chính xác.
Tránh sai lệch về giá: Giá trị hàng hóa trên hóa đơn phải trùng khớp với giá trị thực tế của giao dịch. Việc khai báo giá trị thấp hơn hoặc cao hơn giá trị thực có thể dẫn đến các vấn đề liên quan đến hải quan và thuế.

Qua những thông tin đã trình bày, có thể thấy rằng hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong giao dịch thương mại quốc tế. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định về hóa đơn thương mại không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong giao dịch mà còn góp phần giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự tin cậy với đối tác.

Gọi vào hotline: 0935 766 039 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU