KIỂM DỊCH THỰC VẬT BỊ TRỄ: DOANH NGHIỆP CÓ THỂ PHÁT SINH NHỮNG CHI PHÍ NÀO?
Trong hoạt động xuất khẩu nông sản, kiểm dịch thực vật là một trong những bước cần được tính toán từ sớm. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc chuẩn bị hàng, đóng container và đặt lịch tàu mà chưa dự phòng thời gian cho kiểm dịch. Khi quá trình kiểm dịch bị chậm, kế hoạch xuất khẩu có thể bị ảnh hưởng theo dây chuyền.
Một lô hàng chậm kiểm dịch không chỉ có nguy cơ lỡ lịch tàu mà còn có thể kéo theo chi phí lưu container, lưu bãi, kho lạnh, trucking và nhiều khoản xử lý phát sinh khác. Với hàng tươi, doanh nghiệp còn phải đối mặt với một vấn đề lớn hơn: thời gian bảo quản bị rút ngắn trong khi hàng chưa thể xuất đi theo kế hoạch.
Vì sao kiểm dịch thực vật bị trễ có thể làm tăng chi phí xuất khẩu?
Trong một lô hàng nông sản xuất khẩu, kiểm dịch thực vật thường được thực hiện trong mối liên hệ với nhiều công đoạn khác như đóng gói, đóng container, vận chuyển hàng đến cảng và hoàn tất các thủ tục trước khi tàu chạy.
Do đó, chỉ cần một khâu bị chậm cũng có thể ảnh hưởng đến các bước phía sau.
Ví dụ, doanh nghiệp dự kiến đưa container ra cảng để kịp một chuyến tàu cụ thể. Tuy nhiên, quá trình kiểm dịch chưa hoàn tất khiến hàng chưa thể hoàn thành kế hoạch đúng thời điểm. Nếu container không kịp cut-off, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh booking hoặc chuyển sang chuyến tiếp theo.
Khi đó, chi phí phát sinh không nhất thiết đến trực tiếp từ cơ quan kiểm dịch mà có thể xuất hiện ở các khâu logistics liên quan.
1. Chi phí lưu container, lưu bãi có thể phát sinh
Đây là một trong những khoản doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi kiểm dịch thực vật bị chậm.
Nếu container đã được đóng hàng nhưng phải chờ xử lý thêm hoặc không thể đi theo lịch ban đầu, thời gian container nằm tại kho, bãi hoặc cảng có thể kéo dài. Khi vượt quá thời gian miễn phí theo điều kiện của hãng tàu hoặc cảng, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản chi phí liên quan đến lưu container, lưu bãi hoặc thời gian sử dụng container.
Mức phí và cách tính không giống nhau giữa các hãng tàu, cảng và từng lô hàng. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định rằng một ngày chậm kiểm dịch chỉ làm thay đổi lịch xuất hàng mà không ảnh hưởng đến chi phí.
Đặc biệt với những lô hàng đã đóng container sớm để chờ hoàn tất thủ tục, việc kiểm soát thời gian trở nên quan trọng hơn. Chỉ cần thời gian chờ kéo dài hơn dự kiến, phần thời gian miễn phí ban đầu có thể bị sử dụng hết.
2. Chi phí kho bãi và bảo quản hàng hóa tăng lên
Không phải trường hợp nào kiểm dịch chậm cũng khiến doanh nghiệp phát sinh phí lưu container. Tuy nhiên, nếu hàng chưa thể xuất đi và phải tiếp tục lưu tại kho, chi phí bảo quản có thể tăng theo thời gian.
Đối với nông sản tươi như thanh long, chanh dây, xoài, chuối hoặc các loại rau quả khác, yêu cầu bảo quản càng cần được chú trọng. Nếu phải kéo dài thời gian lưu kho, doanh nghiệp có thể phải duy trì điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc các yêu cầu bảo quản phù hợp lâu hơn kế hoạch.
Với hàng cần bảo quản lạnh, thời gian chờ càng dài thì chi phí vận hành kho lạnh càng có thể tăng.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp không chỉ tính đến tiền kho. Thời gian lưu hàng kéo dài đồng nghĩa với việc thời gian bảo quản còn lại của sản phẩm bị rút ngắn.
3. Chi phí do lỡ lịch tàu hoặc thay đổi booking
Một trong những rủi ro đáng chú ý nhất là hàng không kịp cut-off do kiểm dịch bị trễ.
Có thể hình dung theo chuỗi:
Kiểm dịch chậm → không hoàn tất đúng kế hoạch → không kịp cut-off → lỡ chuyến tàu → phải điều chỉnh kế hoạch vận chuyển.
Khi phải chuyển sang chuyến tiếp theo, doanh nghiệp có thể phải làm lại hoặc điều chỉnh booking, sắp xếp lại lịch xe, kho và thời gian đưa container ra cảng.
Tùy từng trường hợp, việc thay đổi kế hoạch còn có thể kéo theo các chi phí liên quan đến trucking, lưu kho, xử lý container hoặc các khoản phí theo chính sách của hãng tàu và đơn vị khai thác.
Đối với hàng nông sản tươi, việc lỡ một chuyến tàu còn đáng lo hơn bởi chuyến tiếp theo có thể cách vài ngày. Khoảng thời gian này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và khả năng tiêu thụ của hàng hóa.
4. Chi phí bảo quản tăng nhưng chất lượng hàng vẫn có thể giảm
Đây là khoản “chi phí” thường không được nhìn thấy ngay trên hóa đơn.
Khi hàng bị giữ lại lâu hơn dự kiến, doanh nghiệp có thể phải chi thêm tiền để bảo quản nhưng vẫn không thể ngăn hoàn toàn việc chất lượng hàng hóa suy giảm theo thời gian.
Đối với nông sản tươi, tuổi thọ sản phẩm có giới hạn. Một ngày chờ thêm có thể đồng nghĩa với một ngày mất đi trong tổng thời gian bảo quản.
Nếu hàng đến thị trường nhập khẩu trong tình trạng chất lượng không còn như dự kiến, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nguy cơ hao hụt, giảm giá trị thương mại hoặc phát sinh vấn đề trong quá trình giao nhận với người mua.
Vì vậy, khi tính toán hiệu quả xuất khẩu, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào phí kiểm dịch hay phí logistics trực tiếp mà cần tính cả chi phí của thời gian.
5. Chi phí phát sinh khi phải điều chỉnh kế hoạch vận chuyển
Một lô hàng xuất khẩu thường có sự tham gia của nhiều bên: doanh nghiệp xuất khẩu, đơn vị kiểm dịch, kho đóng hàng, đơn vị vận chuyển nội địa, forwarder, hãng tàu và cả bên nhập khẩu.
Khi kiểm dịch bị trễ, chỉ một thay đổi nhỏ về thời gian cũng có thể khiến các bên phải điều chỉnh kế hoạch.
Ví dụ, xe đã được đặt lịch để lấy container nhưng hàng chưa sẵn sàng. Hoặc container đã đóng nhưng phải thay đổi thời gian hạ bãi. Khi lịch tàu thay đổi, lịch xe và lịch giao nhận cũng có thể phải điều chỉnh theo.
Các khoản phát sinh trong trường hợp này phụ thuộc vào tình huống thực tế và thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, càng sát giờ tàu chạy, khả năng xử lý phát sinh càng phức tạp và chi phí càng khó kiểm soát.
6. Rủi ro lớn nhất là chi phí do mất thời gian bảo quản của nông sản
Đối với hàng khô, một vài ngày chờ có thể chưa tạo ra ảnh hưởng quá lớn đến chất lượng. Nhưng với nông sản tươi, câu chuyện hoàn toàn khác.
Một lô hàng thanh long hoặc chanh dây được chuẩn bị để xuất khẩu không chỉ cần đảm bảo chất lượng tại thời điểm đóng hàng. Doanh nghiệp còn phải tính đến thời gian từ lúc thu hoạch, sơ chế, đóng gói, kiểm dịch, vận chuyển nội địa, chờ tàu, vận chuyển quốc tế cho đến khi hàng đến tay người mua.
Nếu kiểm dịch bị chậm ngay từ đầu, “quỹ thời gian” dành cho các công đoạn phía sau sẽ bị thu hẹp. Đó là lý do doanh nghiệp xuất khẩu nông sản cần xem kiểm dịch thực vật như một phần của kế hoạch logistics tổng thể, thay vì xem đây là một thủ tục có thể xử lý vào phút cuối.
Làm thế nào để hạn chế chi phí do kiểm dịch thực vật bị trễ?
Doanh nghiệp không thể loại bỏ hoàn toàn mọi rủi ro trong quá trình xuất khẩu, nhưng có thể giảm đáng kể khả năng phát sinh chi phí nếu chuẩn bị kế hoạch từ sớm.
Trước hết, cần kiểm tra yêu cầu kiểm dịch của thị trường nhập khẩu trước khi lên kế hoạch xuất hàng. Mỗi thị trường có thể có những yêu cầu riêng đối với sản phẩm thực vật, vì vậy việc chuẩn bị không nên chỉ dựa trên kinh nghiệm của những lô hàng trước.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần thống nhất thông tin giữa hồ sơ, hàng hóa thực tế, bao bì, số lượng và các chứng từ liên quan. Những điểm không thống nhất có thể khiến quá trình xử lý mất thêm thời gian.
Đối với hàng tươi, nên xây dựng một khoảng thời gian dự phòng giữa kế hoạch kiểm dịch và cut-off của tàu thay vì đặt hai mốc thời gian quá sát nhau.
Đồng thời, cần phối hợp giữa doanh nghiệp xuất khẩu, đơn vị kiểm dịch, kho, trucking và forwarder ngay từ khi lên kế hoạch. Khi các bên cùng nắm được thời gian dự kiến, việc xử lý nếu có thay đổi cũng chủ động hơn.
Kiểm dịch thực vật cần được tính cùng với kế hoạch logistics
Một lô hàng xuất khẩu không chỉ có một loại chi phí. Chi phí thực tế có thể tăng lên từ nhiều nguyên nhân nhỏ cộng lại: thêm thời gian lưu kho, phát sinh lưu container, thay đổi lịch xe, lỡ chuyến tàu hoặc giảm thời gian bảo quản của hàng.
Đặc biệt với nông sản tươi, chậm một khâu có thể ảnh hưởng đến cả chuỗi vận chuyển.
Vì vậy, thay vì chờ hàng đóng xong mới bắt đầu lo kiểm dịch, doanh nghiệp nên đưa thời gian kiểm dịch vào kế hoạch xuất khẩu ngay từ đầu. Việc chủ động kiểm tra yêu cầu của thị trường nhập khẩu, chuẩn bị hồ sơ, sắp xếp lịch kiểm tra và dự phòng thời gian sẽ giúp hạn chế những chi phí không cần thiết.
Smart Link Logistics cung cấp dịch vụ logistics quốc tế và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tổ chức vận chuyển hàng nông sản xuất khẩu. Với từng lô hàng, kế hoạch có thể được xây dựng dựa trên đặc tính hàng hóa, lịch tàu, yêu cầu bảo quản và các mốc thủ tục cần hoàn tất, giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian và chi phí.
Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết
Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.
SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU
SMART LINK LOGISTICS 
215-217 Tran Hung Dao, Cau Ong Lanh Ward, Hochiminh, Vietnam
Hai Phong Branch Da Nang Branch Ha Noi Branch
Vận chuyển hàng không, 
Vận chuyển đường biển 
Thủ tục Hải Quan 
Kho Bãi 
Vận chuyển nội địa 
Vận chuyển hàng đi Mỹ 
For sea freight, airfreight, express, customs….
