XUẤT KHẨU HÀNG LẠNH: QUY TRÌNH, YÊU CẦU NHIỆT ĐỘ VÀ LƯU Ý QUAN TRỌNG

Xuất khẩu hàng lạnh là một trong những hoạt động logistics có yêu cầu cao về kiểm soát nhiệt độ và thời gian vận chuyển. Khác với hàng hóa thông thường, chất lượng của hàng lạnh có thể thay đổi nhanh chóng nếu nhiệt độ không được duy trì ổn định trong suốt quá trình từ kho của người xuất khẩu đến tay người nhận.

Đối với các mặt hàng như trái cây tươi, rau củ, thủy sản, thịt, thực phẩm đông lạnh và các sản phẩm cần kiểm soát nhiệt độ, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến thủ tục xuất khẩu mà còn phải xây dựng phương án bảo quản và vận chuyển phù hợp.

Đặc biệt, trong vận chuyển quốc tế, chuỗi lạnh không kết thúc khi hàng được đưa vào container. Nhiệt độ cần được kiểm soát xuyên suốt nhiều điểm khác nhau: kho đóng hàng, vận chuyển nội địa, cảng, container lạnh, hành trình trên biển hoặc đường hàng không và quá trình giao hàng tại nước nhập khẩu.

Hàng lạnh là gì?

Hàng lạnh là cách gọi chung đối với những loại hàng hóa cần được duy trì trong một khoảng nhiệt độ nhất định trong quá trình bảo quản và vận chuyển nhằm giữ chất lượng hoặc hạn chế quá trình hư hỏng.

Nhóm hàng này có thể bao gồm:

• Trái cây tươi.
• Rau củ.
• Thủy sản tươi hoặc đông lạnh.
• Thịt và các sản phẩm từ thịt.
• Thực phẩm đông lạnh.
• Một số sản phẩm sữa.
• Dược phẩm và sản phẩm sinh học.
• Các mặt hàng đặc thù cần kiểm soát nhiệt độ.

Tùy từng sản phẩm, nhiệt độ bảo quản có thể hoàn toàn khác nhau.

Ví dụ, trái cây tươi không nhất thiết phải được vận chuyển ở nhiệt độ âm, trong khi thủy sản đông lạnh thường yêu cầu mức nhiệt thấp hơn nhiều.

Do đó, không có một mức nhiệt độ chung cho tất cả hàng lạnh.

Vì sao xuất khẩu hàng lạnh khó hơn hàng thông thường?

Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở việc chất lượng hàng hóa phụ thuộc trực tiếp vào điều kiện bảo quản.

Với một lô hàng thông thường, việc chậm vài giờ trong quá trình vận chuyển có thể không làm thay đổi đáng kể chất lượng hàng.

Nhưng với trái cây tươi hoặc thủy sản, chỉ cần nhiệt độ vượt khỏi khoảng kiểm soát trong một khoảng thời gian nhất định, chất lượng hàng có thể bị ảnh hưởng.

Vấn đề càng phức tạp khi hàng phải vận chuyển qua nhiều chặng.

Một lô trái cây xuất khẩu có thể trải qua:

Kho đóng hàng → xe lạnh → cảng → container lạnh → tàu biển → cảng nước nhập khẩu → xe lạnh → kho người mua.

Nếu một mắt xích trong chuỗi này không được kiểm soát tốt, toàn bộ lô hàng có thể chịu ảnh hưởng.

Đây chính là lý do logistics hàng lạnh thường được nhắc đến dưới khái niệm Cold Chain – chuỗi cung ứng lạnh.

1. Xác định đúng nhiệt độ vận chuyển

Đây là yếu tố đầu tiên doanh nghiệp cần xác định trước khi booking.

Không nên chỉ thông báo cho đơn vị logistics rằng:

“Hàng trái cây, cần đi container lạnh.”

Thông tin cần cụ thể hơn.

Doanh nghiệp nên xác định:

• Nhiệt độ bảo quản bao nhiêu?
• Nhiệt độ vận chuyển bao nhiêu?
• Có yêu cầu về độ ẩm không?
• Hàng cần thông gió hay không?
• Hàng tươi hay đông lạnh?
• Thời gian vận chuyển tối đa dự kiến là bao lâu?

Mỗi loại hàng có đặc tính sinh học khác nhau nên yêu cầu bảo quản cũng khác nhau.

Đặc biệt đối với trái cây tươi, việc chọn nhiệt độ quá thấp không phải lúc nào cũng tốt. Một số loại trái cây có thể bị tổn thương do lạnh nếu nhiệt độ xuống dưới ngưỡng phù hợp.

Vì vậy, nhiệt độ phải được xác định dựa trên đặc tính của từng sản phẩm, không nên chọn theo kinh nghiệm chung cho tất cả các loại hàng.

2. Đóng gói hàng lạnh trước khi xuất khẩu

Container lạnh chỉ là một phần của chuỗi lạnh.

Nếu hàng hóa được đóng gói không phù hợp, container lạnh cũng khó đảm bảo chất lượng hàng trong suốt hành trình.

Đối với hàng lạnh, doanh nghiệp cần xem xét:

• Loại bao bì.
• Khả năng lưu thông không khí.
• Khả năng chịu nhiệt độ thấp.
• Khả năng thoát ẩm.
• Khả năng xếp chồng.
• Khả năng bảo vệ hàng khỏi va đập.
• Kích thước và trọng lượng từng kiện.

Đặc biệt, cách xếp hàng bên trong container có ảnh hưởng trực tiếp đến luồng khí lạnh.

Không nên xếp hàng vượt quá giới hạn cho phép hoặc che chắn các vị trí cần thiết để không khí lạnh lưu thông.

3. Pre-cooling – làm lạnh trước khi đóng container

Đây là một khâu rất quan trọng đối với nhiều loại nông sản và thực phẩm tươi.

Pre-cooling là quá trình làm giảm nhiệt độ của sản phẩm trước khi đưa vào quá trình vận chuyển lạnh.

Ví dụ, một lô trái cây vừa thu hoạch vẫn còn nhiệt từ môi trường. Nếu đưa trực tiếp vào container lạnh với nhiệt độ cao hơn nhiều so với nhiệt độ cài đặt, container phải mất thêm thời gian để kéo nhiệt của hàng xuống.

Trong khi đó, container lạnh chủ yếu được thiết kế để duy trì nhiệt độ của hàng đã được làm lạnh phù hợp, không phải thay thế hoàn toàn cho hệ thống làm lạnh sản phẩm từ nhiệt độ ban đầu.

Vì vậy, tùy từng loại hàng, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm lạnh trước khi đóng container.

4. Lựa chọn container lạnh phù hợp

Đối với vận chuyển đường biển, container lạnh, hay Reefer Container, là phương tiện quan trọng trong chuỗi lạnh.

Khi booking, doanh nghiệp cần cung cấp cho hãng tàu hoặc đơn vị logistics các thông tin như:

• Loại hàng.
• Nhiệt độ yêu cầu.
• Số lượng container.
• Cảng đi.
• Cảng đến.
• Thời gian dự kiến.
• Yêu cầu thông gió.
• Yêu cầu đặc biệt nếu có.

Không nên chỉ quan tâm đến giá cước.

Một phương án có giá thấp hơn nhưng thời gian vận chuyển dài, nhiều điểm chuyển tải hoặc lịch tàu không phù hợp có thể làm tăng rủi ro đối với hàng dễ hư hỏng.

5. Kiểm soát nhiệt độ trong suốt hành trình

Một trong những yêu cầu quan trọng nhất khi xuất khẩu hàng lạnh là duy trì nhiệt độ ổn định.

Quá trình kiểm soát có thể bắt đầu từ:

Kho → xe lạnh → cảng → container → tàu → cảng đích → xe lạnh → kho người nhận.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các thiết bị theo dõi nhiệt độ để ghi nhận dữ liệu trong quá trình vận chuyển.

Việc lưu lại dữ liệu nhiệt độ có ý nghĩa quan trọng trong trường hợp phát sinh tranh chấp về chất lượng hàng hóa.

Nếu người mua phản ánh hàng bị hư hỏng khi nhận hàng, dữ liệu nhiệt độ có thể giúp các bên xác định vấn đề xảy ra ở giai đoạn nào.

6. Thời gian vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến hàng lạnh

Đối với hàng lạnh, transit time không chỉ là vấn đề về tiến độ giao hàng.

Thời gian vận chuyển càng dài thì doanh nghiệp càng cần đánh giá kỹ khả năng duy trì chất lượng hàng.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với trái cây tươi và các mặt hàng có thời hạn bảo quản ngắn.

Khi lựa chọn tuyến vận chuyển, doanh nghiệp nên cân nhắc đồng thời:

Giá cước + transit time + số lần chuyển tải + lịch tàu + độ ổn định của tuyến.

Một tuyến có giá tốt nhưng transit dài hơn đáng kể có thể dẫn đến chi phí chất lượng cao hơn nếu hàng bị giảm chất lượng khi đến nơi.

7. Chứng từ khi xuất khẩu hàng lạnh

Ngoài bộ chứng từ thương mại và hải quan thông thường, hàng lạnh, đặc biệt là nông sản và thực phẩm, có thể phải đáp ứng thêm các yêu cầu của nước nhập khẩu.

Tùy loại hàng và thị trường, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Sales Contract.
• Bill of Lading/Air Waybill.
• C/O.
• Phytosanitary Certificate đối với một số mặt hàng thực vật.
• Health Certificate đối với một số nhóm thực phẩm, thủy sản.
• Chứng thư kiểm dịch hoặc chứng nhận liên quan.
• Các chứng từ theo yêu cầu của nước nhập khẩu.

Không phải mọi mặt hàng đều cần toàn bộ các loại chứng từ trên.

Điều quan trọng là doanh nghiệp phải kiểm tra yêu cầu của thị trường nhập khẩu trước khi đóng hàng.

8. Xuất khẩu trái cây tươi cần lưu ý gì?

Trái cây là một trong những nhóm hàng đặc biệt nhạy cảm với nhiệt độ và thời gian.

Ngoài yêu cầu về nhiệt độ, doanh nghiệp cần quan tâm đến:

• Độ chín của trái cây.
• Thời gian từ thu hoạch đến đóng hàng.
• Quy trình sơ chế.
• Làm lạnh sau thu hoạch.
• Bao bì.
• Thông gió.
• Thời gian vận chuyển.
• Yêu cầu kiểm dịch của nước nhập khẩu.

Một sai lầm thường gặp là chỉ tập trung vào việc “giữ lạnh” mà bỏ qua đặc tính sinh học của sản phẩm.

Đối với trái cây tươi, nhiệt độ chỉ là một phần của bài toán bảo quản.

9. Xuất khẩu thủy sản đông lạnh cần lưu ý gì?

Thủy sản đông lạnh thường yêu cầu nhiệt độ thấp và ổn định trong toàn bộ hành trình.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Nhiệt độ sản phẩm trước khi đóng hàng.
• Nhiệt độ cài đặt container.
• Quy cách đóng gói.
• Tình trạng bao bì.
• Thời gian vận chuyển.
• Khả năng duy trì nhiệt độ tại cảng.
• Yêu cầu của thị trường nhập khẩu.

Đặc biệt, cần phân biệt giữa hàng đông lạnh và hàng tươi/chilled.

Hai nhóm này có yêu cầu bảo quản, nhiệt độ và phương án logistics khác nhau.

10. Hàng lạnh xuất khẩu bằng đường biển hay đường hàng không?

Không có một phương thức phù hợp cho tất cả các loại hàng lạnh.

Đường biển

Phù hợp với những lô hàng có sản lượng lớn và có thể đáp ứng thời gian vận chuyển bằng đường biển.

Ưu điểm chính là khả năng vận chuyển khối lượng lớn với chi phí trên đơn vị hàng hóa thường thấp hơn so với đường hàng không.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến transit time và độ ổn định của chuỗi lạnh.

Đường hàng không

Phù hợp với những mặt hàng có giá trị cao, cần giao nhanh hoặc có thời hạn bảo quản ngắn.

Đường hàng không giúp rút ngắn thời gian vận chuyển nhưng chi phí thường cao hơn và yêu cầu kiểm soát hàng hóa, đặc biệt với hàng nhạy cảm nhiệt độ, cần được chuẩn bị kỹ.

Việc lựa chọn phương thức nên dựa trên:

Đặc tính hàng + thời gian bảo quản + số lượng + giá trị hàng + yêu cầu người mua + ngân sách logistics.

11. Cước vận chuyển hàng lạnh được tính như thế nào?

Chi phí xuất khẩu hàng lạnh thường cao hơn hàng thông thường do doanh nghiệp phải sử dụng thiết bị và dịch vụ chuyên biệt.

Một số khoản chi phí có thể bao gồm:

• Ocean Freight/Air Freight.
• Phí container lạnh.
• Phí điện lạnh tại cảng.
• Phí vận chuyển nội địa bằng xe lạnh.
• Phí handling.
• Phí kiểm dịch.
• Phí chứng từ.
• Phí lưu container nếu phát sinh.
• Phụ phí nhiên liệu hoặc các phụ phí vận tải khác.

Với container lạnh, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các khoản phí liên quan đến cắm điện và duy trì nhiệt độ tại cảng nếu áp dụng.

Do đó, khi so sánh báo giá, không nên chỉ nhìn vào cước vận chuyển quốc tế.

Cần xem xét tổng chi phí logistics của cả chuỗi lạnh.

12. Những rủi ro thường gặp khi xuất khẩu hàng lạnh

Nhiệt độ không ổn định

Có thể xảy ra khi hàng chờ tại kho, cảng hoặc trong quá trình chuyển tải.

Hàng chưa được làm lạnh đúng cách

Nếu sản phẩm chưa đạt nhiệt độ phù hợp trước khi đóng container, container có thể khó duy trì chất lượng hàng như kỳ vọng.

Chọn sai nhiệt độ

Không phải hàng lạnh nào cũng cần nhiệt độ càng thấp càng tốt.

Đóng hàng quá kín

Có thể ảnh hưởng đến khả năng lưu thông không khí bên trong container.

Chọn tuyến có transit quá dài

Đặc biệt rủi ro với hàng tươi có thời gian bảo quản ngắn.

Thiếu chứng từ

Nếu thiếu chứng từ kiểm dịch hoặc chứng nhận theo yêu cầu của nước nhập khẩu, hàng có thể bị giữ lại tại cảng đích.

13. Quy trình xuất khẩu hàng lạnh cơ bản

Một quy trình có thể được triển khai theo các bước:

Bước 1: Xác định yêu cầu của thị trường nhập khẩu.

Bước 2: Kiểm tra điều kiện xuất khẩu và chứng từ cần thiết.

Bước 3: Xác định nhiệt độ và điều kiện bảo quản.

Bước 4: Chuẩn bị hàng, đóng gói và pre-cooling nếu cần.

Bước 5: Booking container lạnh hoặc chuyến bay.

Bước 6: Vận chuyển hàng từ kho đến cảng/sân bay.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan và kiểm dịch nếu có.

Bước 8: Đưa hàng vào container hoặc khu vực bảo quản lạnh.

Bước 9: Theo dõi hành trình và nhiệt độ.

Bước 10: Làm thủ tục tại nước nhập khẩu và giao hàng.

Trong toàn bộ quy trình, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến các điểm chuyển giao giữa các bên. Đây thường là những thời điểm dễ phát sinh rủi ro đối với chuỗi lạnh.

Xuất khẩu hàng lạnh cần chuẩn bị gì?

Trước khi gửi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên cung cấp cho đơn vị logistics các thông tin:

Tên hàng: trái cây, thủy sản, thực phẩm…

Tình trạng: tươi, chilled hoặc frozen.

• Nhiệt độ yêu cầu.
• Số lượng.
• Quy cách đóng gói.
• Số pallet/thùng.
• Cảng đi.
• Cảng đến.
• Thời gian dự kiến xuất hàng.
• Yêu cầu đặc biệt của người mua.

Nếu có SDS hoặc tài liệu kỹ thuật đối với những sản phẩm đặc thù, doanh nghiệp cũng nên cung cấp để đơn vị logistics kiểm tra phương án vận chuyển.

Smart Link Logistics – Giải pháp vận chuyển hàng lạnh quốc tế

Đối với hàng lạnh, logistics không chỉ đơn giản là đưa hàng từ Việt Nam đến nước nhập khẩu. Điều quan trọng là xây dựng được một chuỗi vận chuyển có khả năng duy trì điều kiện bảo quản phù hợp từ đầu đến cuối hành trình.

Với các nhóm hàng như trái cây tươi, thủy sản, thực phẩm và hàng hóa cần kiểm soát nhiệt độ, doanh nghiệp cần phối hợp giữa kho, xe lạnh, cảng, hãng tàu hoặc hãng bay và đơn vị logistics để hạn chế các điểm đứt gãy trong chuỗi lạnh. Smart Link Logistics có thể đồng hành trong việc tư vấn phương án vận chuyển quốc tế, booking, thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa và kết nối các mắt xích trong chuỗi lạnh, tùy theo đặc tính từng lô hàng và thị trường xuất khẩu.

Kết luận

Xuất khẩu hàng lạnh là bài toán kết hợp giữa logistics, bảo quản và kiểm soát chất lượng. Đối với những mặt hàng như trái cây tươi, thủy sản và thực phẩm đông lạnh, việc lựa chọn một tuyến vận chuyển phù hợp mới chỉ là bước đầu.

Doanh nghiệp cần kiểm soát toàn bộ hành trình từ thu hoạch hoặc sản xuất, sơ chế, làm lạnh, đóng gói, vận chuyển nội địa, lưu kho, container lạnh cho đến khi hàng được giao tại thị trường nhập khẩu.

Trong đó, ba yếu tố cần được đặc biệt quan tâm là nhiệt độ phù hợp, thời gian vận chuyển và tính liên tục của chuỗi lạnh. Một phương án logistics hiệu quả không nhất thiết là phương án có cước thấp nhất, mà cần được đánh giá trên tổng thể chi phí, thời gian, điều kiện bảo quản và yêu cầu của từng loại hàng hóa.