GIÁM ĐỊNH HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU LÀ GÌ? KHI NÀO CẦN GIÁM ĐỊNH HÀNG HÓA?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hàng hóa phải trải qua nhiều công đoạn từ sản xuất, đóng gói, vận chuyển đến giao nhận. Trong quá trình đó, doanh nghiệp có thể phát sinh những vấn đề như hàng không đúng chất lượng, thiếu số lượng, sai quy cách, hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc không đáp ứng điều kiện theo hợp đồng. Giám định hàng hóa xuất nhập khẩu là một trong những phương thức giúp doanh nghiệp kiểm tra và xác định tình trạng thực tế của hàng hóa dựa trên những tiêu chuẩn, yêu cầu hoặc thỏa thuận đã được xác lập trước đó.

Kết quả giám định có thể được sử dụng làm cơ sở để doanh nghiệp đánh giá chất lượng lô hàng, thực hiện nghĩa vụ hợp đồng, xử lý khiếu nại hoặc đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý trong những trường hợp pháp luật quy định. Vậy giám định hàng hóa xuất nhập khẩu là gì, khi nào cần thực hiện và quy trình giám định được tiến hành như thế nào? Hãy cùng Smart Link Logistics tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Giám định hàng hóa xuất nhập khẩu là gì?

Giám định hàng hóa xuất nhập khẩu là hoạt động kiểm tra và xác định tình trạng thực tế của hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo quy định áp dụng đối với từng loại hàng.

Nội dung giám định có thể liên quan đến số lượng, khối lượng, chất lượng, quy cách, tình trạng bao bì, ký mã hiệu, mức độ tổn thất hoặc những đặc tính khác của hàng hóa.

Hoạt động này thường được thực hiện bởi một tổ chức giám định độc lập. Giám định viên sẽ tiến hành kiểm tra tại địa điểm được thống nhất như cảng, kho hàng, nhà máy hoặc trên phương tiện vận chuyển. Tùy yêu cầu, quá trình giám định có thể bao gồm việc kiểm tra hồ sơ, quan sát thực tế, đo lường, lấy mẫu và phân tích chuyên môn.

Sau khi hoàn tất, tổ chức giám định có thể phát hành chứng thư giám định hoặc tài liệu kết quả tương ứng với phạm vi công việc đã thực hiện.

Theo quy định của pháp luật thương mại Việt Nam, dịch vụ giám định là hoạt động thương mại trong đó thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định thực hiện việc kiểm tra, xác định tình trạng thực tế của hàng hóa hoặc dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.

Điểm quan trọng cần hiểu là chứng thư giám định phản ánh kết quả kiểm tra trong phạm vi và tại thời điểm giám định, vì vậy doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích trước khi yêu cầu giám định.

Vì sao doanh nghiệp cần giám định hàng hóa?

Giám định không phải là yêu cầu bắt buộc đối với mọi lô hàng. Tuy nhiên, trong những giao dịch có giá trị lớn hoặc tiềm ẩn rủi ro cao, đây có thể là một công cụ quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát giao dịch.

Kiểm soát chất lượng trước khi nhận hàng

Khi người mua và người bán ở hai quốc gia khác nhau, việc kiểm tra trực tiếp toàn bộ hàng hóa không phải lúc nào cũng thuận tiện.

Thông qua giám định độc lập, người mua có thể kiểm tra một số đặc tính của hàng hóa trước hoặc trong quá trình giao nhận, từ đó phát hiện sớm trường hợp hàng không đáp ứng yêu cầu đã thỏa thuận.

Đối với những mặt hàng có tiêu chuẩn kỹ thuật cao, máy móc thiết bị hoặc hàng hóa cần phân tích thành phần, hoạt động giám định càng có ý nghĩa trong việc hạn chế tranh chấp.

Làm cơ sở xử lý khi hàng hóa bị tổn thất

Hàng hóa trong quá trình vận chuyển quốc tế có thể chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như va đập, nước, độ ẩm, điều kiện bảo quản hoặc thao tác xếp dỡ.

Khi phát hiện tổn thất, doanh nghiệp nên ghi nhận hiện trạng và thực hiện các thủ tục giám định phù hợp càng sớm càng tốt. Kết quả giám định có thể cung cấp thông tin về mức độ thiệt hại và là một trong những tài liệu phục vụ quá trình khiếu nại với bên có trách nhiệm hoặc doanh nghiệp bảo hiểm.

Đáp ứng yêu cầu của hợp đồng hoặc phương thức thanh toán

Một số hợp đồng ngoại thương quy định việc kiểm tra hoặc giám định hàng hóa là điều kiện trong quá trình giao hàng và thanh toán.

Đặc biệt, đối với những giao dịch sử dụng phương thức L/C, bộ chứng từ phải đáp ứng các điều kiện được quy định trong thư tín dụng. Nếu L/C yêu cầu xuất trình chứng thư giám định, doanh nghiệp cần thực hiện đúng yêu cầu về đơn vị giám định, nội dung kiểm tra và hình thức chứng từ.

Phục vụ yêu cầu quản lý chuyên ngành

Một số nhóm hàng nhập khẩu có thể thuộc diện quản lý chuyên ngành và phải thực hiện kiểm tra, giám định hoặc đánh giá sự phù hợp theo quy định tương ứng.

Do đó, trước khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định chính xác chính sách quản lý đối với mặt hàng, thay vì mặc định rằng mọi lô hàng đều phải thực hiện cùng một loại giám định.

Khi nào cần giám định hàng hóa xuất nhập khẩu?

Có thể chia nhu cầu giám định thành hai nhóm lớn: giám định theo yêu cầu quản lý và giám định phục vụ nhu cầu thương mại.

Giám định theo yêu cầu quản lý nhà nước

Một số loại hàng hóa hoặc trường hợp nhập khẩu có thể phải thực hiện giám định, kiểm tra theo quy định chuyên ngành.

Ví dụ, một số máy móc, thiết bị đã qua sử dụng khi nhập khẩu phải đáp ứng những điều kiện nhất định về tuổi thiết bị, tiêu chuẩn và công nghệ. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp phải sử dụng kết quả giám định từ tổ chức có chức năng phù hợp để chứng minh hàng hóa đáp ứng yêu cầu.

Đối với phế liệu nhập khẩu, việc kiểm tra các đặc tính liên quan đến thành phần, tạp chất và yêu cầu môi trường cũng là nội dung cần đặc biệt quan tâm theo quy định hiện hành.

Ngoài ra, một số hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành có thể phải kiểm tra chất lượng, kiểm tra chuyên ngành hoặc thực hiện hoạt động đánh giá phù hợp trước khi được thông quan hoặc đưa vào sử dụng.

Vì quy định đối với từng nhóm hàng có thể khác nhau, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách quản lý tại thời điểm nhập khẩu và không nên áp dụng một quy trình chung cho mọi mặt hàng.

Giám định theo nhu cầu của doanh nghiệp

Ngay cả khi pháp luật không bắt buộc, doanh nghiệp vẫn có thể chủ động thuê giám định để giảm rủi ro thương mại.

Một trường hợp phổ biến là khi hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Nếu container bị móp, hàng bị ngấm nước, bao bì bị rách hoặc hàng hóa có dấu hiệu thiếu hụt, doanh nghiệp nên giữ nguyên hiện trạng và liên hệ các bên liên quan để ghi nhận tổn thất.

Giám định cũng hữu ích khi người mua nghi ngờ chất lượng hoặc số lượng hàng không đúng hợp đồng. Kết quả kiểm tra từ một đơn vị độc lập có thể giúp các bên có thêm cơ sở khách quan để trao đổi và giải quyết tranh chấp.

Đối với hàng rời vận chuyển bằng tàu biển, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp giám định mớn nước để xác định khối lượng hàng dựa trên sự thay đổi mớn nước của tàu. Phương pháp này thường được áp dụng với những mặt hàng như than, quặng, ngũ cốc và các loại hàng rời khác.

Các hình thức giám định hàng hóa phổ biến

Tùy mục đích kiểm tra, doanh nghiệp có thể lựa chọn phạm vi giám định khác nhau.

Doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích trước khi ký hợp đồng dịch vụ. Ví dụ, nếu vấn đề cần giải quyết là hàng bị tổn thất do vận chuyển thì phạm vi giám định cần tập trung vào hiện trạng, mức độ thiệt hại và các yếu tố liên quan, thay vì chỉ yêu cầu kiểm tra chất lượng chung.

Quy trình giám định hàng hóa xuất nhập khẩu

Quy trình thực tế có thể thay đổi tùy loại hàng và tổ chức giám định, nhưng thường bao gồm các bước cơ bản sau.

Bước 1: Gửi yêu cầu giám định

Doanh nghiệp liên hệ tổ chức giám định và cung cấp thông tin về lô hàng, mục đích kiểm tra, địa điểm và thời gian dự kiến.

Các tài liệu thường được sử dụng để tham khảo có thể gồm hợp đồng ngoại thương, Commercial Invoice, Packing List, vận đơn và các tài liệu kỹ thuật liên quan.

Nếu giám định tổn thất, doanh nghiệp nên mô tả rõ hiện trạng đã phát hiện và phạm vi cần kiểm tra.

Bước 2: Xác định phạm vi và phương án giám định

Sau khi tiếp nhận thông tin, đơn vị giám định xác định phương pháp kiểm tra, địa điểm thực hiện, nhân sự và thời gian tiến hành.

Tùy trường hợp, giám định viên có thể làm việc tại cảng, kho, nhà máy hoặc trực tiếp trên tàu.

Bước 3: Kiểm tra thực tế

Giám định viên tiến hành kiểm tra theo phạm vi đã thống nhất.

Các hoạt động có thể bao gồm kiểm đếm, cân đo, kiểm tra ngoại quan, đối chiếu thông số, lấy mẫu hoặc ghi nhận tình trạng tổn thất. Nếu cần xác định các chỉ tiêu chuyên môn, mẫu hàng có thể được đưa đi phân tích.

Đối với trường hợp hàng bị tổn thất, việc ghi nhận hiện trạng trước khi di chuyển hoặc sửa chữa hàng hóa đặc biệt quan trọng.

Bước 4: Lập biên bản và tổng hợp kết quả

Sau quá trình kiểm tra, các thông tin thu thập được sẽ được tổng hợp. Trong trường hợp cần phân tích mẫu hoặc thực hiện thêm kiểm tra chuyên môn, kết quả sẽ được bổ sung sau khi hoàn tất.

Doanh nghiệp nên kiểm tra lại nội dung biên bản để đảm bảo thông tin về lô hàng, hiện trạng và phạm vi giám định được ghi nhận chính xác.

Bước 5: Phát hành chứng thư giám định

Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá, tổ chức giám định phát hành chứng thư hoặc báo cáo kết quả theo thỏa thuận.

Chứng thư này có thể được sử dụng cho mục đích thanh toán, làm tài liệu phục vụ khiếu nại, giải quyết tranh chấp hoặc đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý nếu thuộc trường hợp được pháp luật quy định.

Ai là người chịu chi phí giám định hàng hóa?

Chi phí giám định phụ thuộc vào thỏa thuận giữa các bên, hợp đồng mua bán và mục đích của việc giám định.

Nếu người mua chủ động thuê đơn vị giám định để kiểm tra hàng, thông thường người mua sẽ thanh toán chi phí theo thỏa thuận dịch vụ.

Nếu hợp đồng quy định người bán phải cung cấp chứng thư giám định hoặc thực hiện kiểm tra trước khi giao hàng, chi phí có thể thuộc trách nhiệm của người bán.

Trong trường hợp xảy ra tranh chấp và kết quả giám định cho thấy hàng hóa không phù hợp với hợp đồng, việc phân bổ chi phí và trách nhiệm bồi thường cần căn cứ vào hợp đồng, thỏa thuận giữa các bên và quy định pháp luật có liên quan.

Do đó, không nên mặc định rằng bên nào cũng phải chịu phí trong mọi trường hợp. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản hợp đồng trước khi phát sinh dịch vụ.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện giám định hàng hóa

Lựa chọn đúng tổ chức giám định

Không phải tổ chức giám định nào cũng phù hợp với mọi loại hàng hóa. Doanh nghiệp cần kiểm tra phạm vi năng lực, phương pháp kiểm tra và yêu cầu pháp lý áp dụng đối với mặt hàng.

Nếu kết quả giám định được sử dụng cho mục đích quản lý nhà nước, thanh toán hoặc bảo hiểm, cần kiểm tra thêm yêu cầu của cơ quan, ngân hàng hoặc doanh nghiệp bảo hiểm liên quan.

Xác định rõ nội dung cần kiểm tra

Một yêu cầu giám định càng cụ thể thì kết quả càng dễ sử dụng cho mục đích thực tế.

Thay vì chỉ ghi “giám định hàng hóa”, doanh nghiệp nên xác định rõ cần kiểm tra số lượng, trọng lượng, chất lượng, tình trạng bao bì, mức độ tổn thất hay một chỉ tiêu kỹ thuật cụ thể.

Không tự ý thay đổi hiện trạng khi xảy ra tổn thất

Khi phát hiện hàng hóa bị hư hỏng, doanh nghiệp nên ghi nhận hình ảnh, tình trạng container, seal và hàng hóa ngay khi phát hiện. Nếu cần phục vụ khiếu nại bảo hiểm hoặc vận chuyển, nên hạn chế việc tự ý sửa chữa, loại bỏ hoặc thay đổi hiện trạng trước khi các bên liên quan có cơ hội kiểm tra.

Kiểm tra yêu cầu giám định trước khi hàng về

Đối với những lô hàng có nguy cơ cao hoặc thuộc diện quản lý đặc biệt, doanh nghiệp nên xác định yêu cầu giám định ngay từ giai đoạn lập kế hoạch nhập khẩu.

Việc chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn đơn vị phù hợp, đặt lịch giám định và tránh tình trạng hàng đã về cảng nhưng chưa có phương án xử lý khiến thời gian lưu hàng kéo dài.

Giám định hàng hóa khác gì với kiểm tra hàng hóa thông thường?

Giám định hàng hóa thường được thực hiện bởi một tổ chức có chuyên môn theo phạm vi yêu cầu cụ thể và có thể tạo ra chứng thư hoặc báo cáo kết quả.

Trong khi đó, kiểm tra hàng hóa nội bộ có thể đơn giản chỉ là hoạt động kiểm đếm, kiểm tra ngoại quan hoặc đối chiếu chứng từ do chính doanh nghiệp thực hiện.

Hai hoạt động này không hoàn toàn giống nhau. Nếu kết quả kiểm tra cần sử dụng trong giao dịch thương mại, khiếu nại, bảo hiểm, thanh toán hoặc đáp ứng yêu cầu quản lý, doanh nghiệp cần xác định trước hình thức chứng nhận và tổ chức thực hiện có đáp ứng yêu cầu của bên tiếp nhận hay không.

Kết luận

Giám định hàng hóa xuất nhập khẩu là công cụ giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở khách quan để kiểm soát số lượng, chất lượng, tình trạng và những đặc điểm liên quan của hàng hóa trong quá trình giao thương quốc tế.

Không phải mọi lô hàng đều bắt buộc phải giám định. Tuy nhiên, với những giao dịch có giá trị lớn, hàng hóa dễ hư hỏng, hàng có yêu cầu kỹ thuật cao, giao dịch có điều khoản L/C hoặc trường hợp phát sinh tổn thất, việc chủ động giám định có thể giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro.

Quan trọng nhất, doanh nghiệp cần xác định mục đích giám định, phạm vi kiểm tra, thời điểm thực hiện và yêu cầu đối với chứng thư trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ. Đặc biệt, khi hàng hóa có dấu hiệu tổn thất, việc ghi nhận hiện trạng và tổ chức giám định kịp thời sẽ giúp bảo vệ tốt hơn quyền lợi của doanh nghiệp trong quá trình xử lý khiếu nại.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU

 SMART LINK LOGISTICS 

215-217 Tran Hung Dao, Cau Ong Lanh Ward, Hochiminh, Vietnam

 Hai Phong Branch  Da Nang Branch  Ha Noi Branch

 Vận chuyển hàng không,  Vận chuyển đường biển  Thủ tục Hải Quan  Kho Bãi   Vận chuyển nội địa  Vận chuyển hàng đi Mỹ

  For sea freight, airfreight, express, customs….

Smart Link Logistics could bring your cargo to the world.

Pro Vietnamese customs, Door To Door, FaceMask, Glove, Smart Link Logistics, Ocean Freight, Air Freight, Express, Amazon, Heart Services

#haiquan #xuatnhapkhau #duongbien #smartlinklogistics #cuocvantaiquocte #logistics #thongquan