CÁC LOẠI PHỤ PHÍ TRONG VẬN TẢI HÀNG KHÔNG DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT

Trong vận tải hàng hóa bằng đường hàng không, chi phí doanh nghiệp phải thanh toán không chỉ bao gồm cước vận chuyển chính mà còn có nhiều khoản phụ phí phát sinh tùy theo tuyến bay, loại hàng, phương thức khai thác và đơn vị cung cấp dịch vụ. Việc hiểu rõ các loại phụ phí Air Freight sẽ giúp doanh nghiệp đọc báo giá chính xác hơn, kiểm tra chi phí trên Air Waybill (AWB) và chủ động dự toán ngân sách cho từng lô hàng. Trong bài viết này, Smart Link Logistics sẽ phân tích các nhóm phụ phí phổ biến trong vận tải hàng không, cách xác định trọng lượng tính cước và những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi yêu cầu báo giá để hạn chế các khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

Các loại phụ phí trong vận tải đường hàng không là gì?

Khi doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, chi phí thực tế không chỉ bao gồm cước vận chuyển chính (Air Freight). Tùy theo hành trình, sân bay, loại hàng, phương thức khai thác và đơn vị cung cấp dịch vụ, lô hàng có thể phát sinh thêm nhiều khoản phụ phí khác nhau.

Việc không phân biệt rõ từng loại phụ phí có thể khiến doanh nghiệp khó kiểm tra báo giá, không xác định được khoản phí nào do hãng hàng không, kho sân bay hay forwarder thu và dễ phát sinh chênh lệch giữa báo giá ban đầu với chi phí thực tế.

Vậy phụ phí vận tải đường hàng không gồm những loại nào? Phí nào thường xuất hiện ở đầu xuất, đầu nhập? Chargeable Weight được tính như thế nào? Smart Link Logistics sẽ phân tích từng nhóm chi phí để doanh nghiệp có thể chủ động kiểm tra và tối ưu ngân sách logistics.

1. Phụ phí vận tải đường hàng không được hình thành như thế nào?

Trong một lô hàng air freight, chi phí thường được cấu thành từ nhiều nhóm thay vì chỉ có một mức cước duy nhất.

Về cơ bản, doanh nghiệp có thể hình dung chi phí theo ba khu vực:

• Chi phí tại đầu xuất khẩu: có thể bao gồm phí chứng từ, xử lý hàng, soi chiếu, khai báo dữ liệu, phí tại terminal và các khoản liên quan đến thủ tục xuất khẩu.
• Cước vận chuyển quốc tế: là khoản tiền trả cho việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không từ sân bay đi đến sân bay đến.
• Chi phí tại đầu nhập khẩu: có thể bao gồm D/O, phí kho, terminal, handling, khai báo hải quan, lưu kho và vận chuyển nội địa.

Không phải mọi lô hàng đều chịu tất cả các khoản phí trên. Phụ phí thực tế phụ thuộc vào tuyến vận chuyển, hãng bay, forwarder, sân bay, điều kiện giao hàng và đặc điểm của từng lô hàng.

Do đó, khi nhận báo giá air freight, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào đơn giá cước theo kg mà cần kiểm tra cấu trúc toàn bộ chi phí.

2. Các loại phụ phí phổ biến trong vận tải hàng không

2.1. Phụ phí do hãng hàng không áp dụng

Đây là nhóm chi phí thường được thể hiện cùng với cước vận chuyển hoặc được tính riêng tùy theo chính sách của từng hãng.

Fuel Surcharge (FSC) là phụ phí nhiên liệu, được áp dụng nhằm phản ánh biến động trong chi phí nhiên liệu hàng không. Mức thu và cách tính có thể thay đổi theo từng hãng, từng tuyến và từng thời điểm.

Security Surcharge (SSC/ISS) là khoản liên quan đến hoạt động an ninh hàng không, chẳng hạn như soi chiếu và các biện pháp kiểm soát an ninh đối với hàng hóa.

Air Waybill Fee (AWB Fee) là phí liên quan đến việc phát hành vận đơn hàng không. Tùy mô hình vận chuyển, vận đơn có thể là MAWB do hãng hàng không phát hành hoặc HAWB do forwarder phát hành.

Ngoài ra, một số tuyến hoặc thời điểm nhất định có thể xuất hiện các khoản phụ phí khác, chẳng hạn phụ phí cao điểm hoặc phụ phí liên quan đến điều kiện khai thác đặc thù.

2.2. Phí tại nhà ga và kho hàng không

Khi hàng hóa được đưa vào hệ thống kho hàng không, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản phí phục vụ việc tiếp nhận, xử lý và bảo quản hàng.

Terminal Handling Charge (THC) là chi phí xử lý hàng hóa tại nhà ga, liên quan đến các hoạt động tiếp nhận, bốc xếp, nâng hạ và xử lý hàng trong khu vực terminal.

Screening Fee hoặc X-ray Fee là chi phí soi chiếu an ninh đối với hàng hóa. Tùy quy định và quy trình khai thác của từng sân bay, lô hàng có thể phải trải qua các bước kiểm tra an ninh trước khi được đưa lên máy bay.

Storage Fee là phí lưu kho. Khoản này có thể phát sinh khi hàng lưu lại tại kho sân bay vượt quá thời gian miễn phí theo quy định hoặc thỏa thuận của đơn vị khai thác.

Đối với hàng nhập khẩu, việc chậm hoàn tất thủ tục hải quan có thể làm tăng thời gian lưu hàng tại sân bay và kéo theo chi phí lưu kho.

2.3. Phí dịch vụ do Forwarder thu

Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của forwarder, ngoài các khoản thu từ hãng bay hoặc terminal, có thể phát sinh nhóm phí dịch vụ do forwarder thu.

Delivery Order Fee (D/O Fee) thường liên quan đến việc phát hành lệnh giao hàng cho lô hàng nhập khẩu.

Handling Fee là phí xử lý lô hàng, có thể bao gồm các công việc như tiếp nhận thông tin, theo dõi chuyến bay, xử lý chứng từ, phối hợp với hãng hàng không và các bên liên quan.

Ngoài ra, tùy tuyến và yêu cầu của quốc gia nhập khẩu, doanh nghiệp có thể gặp các khoản phí liên quan đến việc truyền dữ liệu hàng hóa hoặc khai báo thông tin trước khi hàng đến.

Điểm cần lưu ý là tên gọi và cơ chế thu các khoản phí này có thể khác nhau giữa từng forwarder. Vì vậy, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá thể hiện rõ từng khoản thay vì chỉ nhận một mức phí tổng.

3. Phụ phí đối với hàng hóa đặc biệt

Không phải mọi loại hàng đều được khai thác như hàng thông thường. Đặc tính của hàng hóa có thể làm phát sinh thêm chi phí xử lý.

3.1. Phí hàng nguy hiểm – Dangerous Goods Fee

Hàng nguy hiểm, chẳng hạn một số loại hóa chất, pin lithium hoặc hàng có tính chất nguy hiểm, phải tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt về khai báo, đóng gói, ghi nhãn và xử lý.

Tùy từng loại hàng, tuyến bay và yêu cầu của hãng hàng không, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí liên quan đến việc kiểm tra chứng từ, xử lý và khai thác hàng nguy hiểm.

3.2. Phí hàng dễ hư hỏng – Perishable Cargo

Các mặt hàng cần kiểm soát điều kiện bảo quản như thực phẩm tươi sống, nông sản hoặc sản phẩm dễ hư hỏng có thể cần sử dụng kho và quy trình xử lý chuyên biệt.

Chi phí thực tế phụ thuộc vào yêu cầu bảo quản, thời gian lưu tại kho, tuyến vận chuyển và dịch vụ mà doanh nghiệp sử dụng.

3.3. Phí hàng có giá trị cao

Đối với hàng hóa có giá trị lớn hoặc cần mức độ bảo vệ cao, đơn vị vận chuyển có thể áp dụng quy trình khai thác và lưu giữ đặc biệt.

Doanh nghiệp cần kiểm tra trước với hãng hàng không hoặc forwarder về điều kiện tiếp nhận, giới hạn trách nhiệm và các chi phí liên quan trước khi booking.

4. Các loại phụ phí ở đầu xuất khẩu và đầu nhập khẩu

4.1. Chi phí tại đầu xuất khẩu

Một lô hàng air xuất khẩu có thể phát sinh các nhóm chi phí như:

• Phí phát hành MAWB hoặc HAWB.
• Phí soi chiếu an ninh.
• Phí terminal và xử lý hàng tại kho sân bay.
• Phí truyền dữ liệu theo yêu cầu của quốc gia nhập khẩu.
• Phí khai báo hải quan.
• Chi phí vận chuyển hàng từ kho doanh nghiệp đến sân bay.
• Các khoản phí phát sinh khác nếu hàng hóa cần kiểm tra, lưu kho hoặc xử lý đặc biệt.

Không phải lô hàng nào cũng áp dụng toàn bộ các khoản trên. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tuyến vận chuyển và phương án khai thác cụ thể.

4.2. Chi phí tại đầu nhập khẩu

Ở đầu đến, doanh nghiệp có thể gặp các khoản như:

• Phí D/O.
• Phí xử lý và làm hàng.
• Phí terminal.
• Phí kho hàng không.
• Phí khai báo hải quan.
• Chi phí vận chuyển từ sân bay về kho.
• Phí kiểm tra thực tế hoặc kiểm tra chuyên ngành nếu phát sinh.
• Các khoản phí khác theo yêu cầu của lô hàng.

Đặc biệt, đối với hàng nhập khẩu, việc chuẩn bị hồ sơ hải quan trước khi hàng đến có ý nghĩa quan trọng. Nếu thủ tục kéo dài và hàng phải lưu tại kho sân bay, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí lưu kho.

5. Chargeable Weight ảnh hưởng như thế nào đến phụ phí Air Freight?

Một trong những yếu tố quan trọng khi tính cước và một số phụ phí hàng không là Chargeable Weight – trọng lượng tính cước.

Chargeable Weight không phải lúc nào cũng bằng Gross Weight. Đối với hàng có kích thước lớn nhưng trọng lượng nhẹ, hãng hàng không có thể sử dụng trọng lượng thể tích để tính cước.

Cách xác định thông thường:

Chargeable Weight = Giá trị lớn hơn giữa Gross Weight và Volume Weight

Trong đó, trọng lượng thể tích thường được xác định dựa trên kích thước kiện hàng và hệ số quy đổi của phương thức vận tải hàng không.

Ví dụ, một lô hàng có trọng lượng thực tế tương đối thấp nhưng kích thước cồng kềnh thì trọng lượng thể tích có thể lớn hơn trọng lượng cân thực tế. Khi đó, trọng lượng thể tích có thể trở thành cơ sở để tính cước theo chính sách áp dụng cho lô hàng.

Doanh nghiệp vì vậy cần kiểm tra cả trọng lượng thực tế, kích thước từng kiện và Chargeable Weight trước khi xác nhận báo giá.

Lưu ý rằng hệ số quy đổi và phương pháp áp dụng có thể phụ thuộc vào hãng hàng không, tuyến và điều kiện vận chuyển. Không nên mặc định một công thức duy nhất cho mọi lô hàng.

6. Vì sao doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ phụ phí khi nhận báo giá Air Freight?

Một báo giá có cước vận chuyển thấp chưa chắc đã là phương án có tổng chi phí thấp nhất.

Ví dụ, hai đơn vị cùng báo một mức Air Freight nhưng một bên đã bao gồm một số phụ phí, trong khi bên còn lại tách riêng FSC, SSC, AWB Fee hoặc các khoản local charges. Nếu chỉ so sánh đơn giá cước/kg, doanh nghiệp rất dễ đánh giá sai.

Khi nhận quotation, nên kiểm tra tối thiểu các nội dung:

Cước chính: Đơn giá air freight đang áp dụng cho loại hàng và tuyến nào?

Phụ phí: FSC, SSC, AWB Fee hoặc các khoản surcharge khác đã bao gồm hay chưa?

Local Charges: Chi phí tại đầu xuất và đầu nhập gồm những khoản nào?

Chargeable Weight: Báo giá dựa trên Gross Weight hay Chargeable Weight?

Điều kiện giao hàng: Ai chịu chi phí tại từng điểm theo Incoterms đã thỏa thuận?

Thời hạn hiệu lực: Báo giá được áp dụng trong khoảng thời gian nào?

Cách kiểm tra này giúp doanh nghiệp nhìn được tổng chi phí logistics của lô hàng, thay vì chỉ tập trung vào một đơn giá riêng lẻ.

7. Làm thế nào để kiểm soát và tối ưu phụ phí vận tải hàng không?

Kiểm soát phụ phí không đồng nghĩa với việc tìm cách loại bỏ tất cả các khoản phí. Nhiều khoản phát sinh là chi phí bắt buộc theo quy trình khai thác hoặc yêu cầu của cơ quan chức năng.

Điều doanh nghiệp có thể chủ động là hạn chế các chi phí phát sinh do sai sót hoặc chậm trễ.

Trước tiên, cần yêu cầu forwarder cung cấp báo giá có cấu trúc rõ ràng, phân biệt cước chính, surcharge và local charges. Khi so sánh nhiều nhà cung cấp, nên quy về cùng một phạm vi dịch vụ để có kết quả chính xác.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần tối ưu cách đóng gói. Với hàng air, kích thước kiện hàng có thể ảnh hưởng đáng kể đến trọng lượng tính cước. Việc giảm thể tích không cần thiết có thể giúp kiểm soát Chargeable Weight tốt hơn.

Bên cạnh đó, chứng từ xuất nhập khẩu nên được chuẩn bị sớm. Đối với hàng nhập, việc chủ động xử lý thủ tục hải quan trước hoặc ngay khi có đủ chứng từ giúp hạn chế nguy cơ hàng lưu tại kho sân bay lâu hơn dự kiến.

Cuối cùng, cần xác định rõ trách nhiệm chi phí theo Incoterms trong hợp đồng mua bán. Việc không thống nhất ngay từ đầu về bên chịu chi phí có thể dẫn đến tranh chấp hoặc phát sinh ngoài dự toán.

8. Một số lưu ý khi kiểm tra phụ phí Air Freight

Phụ phí hàng không không có một bảng giá cố định áp dụng cho mọi lô hàng. Mức phí có thể thay đổi theo hãng hàng không, tuyến bay, sân bay, thời điểm vận chuyển, loại hàng, trọng lượng tính cước và chính sách của từng đơn vị cung cấp dịch vụ.

Do đó, doanh nghiệp không nên sử dụng các mức giá tham khảo trên Internet làm căn cứ cố định để lập ngân sách hoặc đánh giá báo giá.

Thay vào đó, nên yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp quotation cụ thể cho từng lô hàng và xác nhận rõ:

• Khoản phí nào đã bao gồm trong cước.
• Khoản phí nào thu riêng.
• Đơn vị nào là bên thu phí.
• Phí tính theo kg, shipment, AWB hay theo thực tế phát sinh.
• Điều kiện để một khoản phí phát sinh.
• Thời hạn hiệu lực của báo giá.

Đây là cách thực tế nhất để tránh tình trạng báo giá ban đầu thấp nhưng tổng chi phí cuối cùng lại cao hơn dự kiến.

Kết luận

Phụ phí trong vận tải hàng không là một phần quan trọng trong tổng chi phí logistics và có thể xuất hiện ở nhiều khâu, từ hãng hàng không, terminal, forwarder cho đến các dịch vụ đặc thù của từng loại hàng.

Các khoản như FSC, SSC, AWB Fee, THC, Screening Fee, Storage Fee, D/O, Handling Fee hay phí hàng đặc biệt không nhất thiết xuất hiện đồng thời trên mọi lô hàng. Việc áp dụng phụ phí phụ thuộc vào đặc điểm thực tế của từng shipment và chính sách của các bên liên quan.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, hiểu rõ bản chất từng loại phụ phí sẽ giúp kiểm tra quotation chính xác hơn, chủ động dự toán chi phí và hạn chế những khoản phát sinh không đáng có. Quan trọng hơn, thay vì chỉ tìm kiếm một mức cước Air Freight thấp, doanh nghiệp nên đánh giá tổng chi phí vận chuyển và phạm vi dịch vụ thực tế trước khi lựa chọn phương án logistics.