HOUSE AIRWAY BILL (HAWB) LÀ GÌ? CÁCH SỬ DỤNG HAWB VÀ PHÂN BIỆT VỚI MAWB

House Airway Bill (HAWB) là gì?

Trong vận tải hàng hóa bằng đường hàng không, doanh nghiệp có thể lựa chọn làm việc trực tiếp với hãng hàng không hoặc thông qua một công ty giao nhận vận tải quốc tế (freight forwarder). Khi sử dụng dịch vụ của forwarder, một lô hàng có thể được thể hiện trên cả Master Airway Bill (MAWB) và House Airway Bill (HAWB).

House Airway Bill (HAWB) là vận đơn hàng không do freight forwarder phát hành cho khách hàng của mình. Chứng từ này thể hiện các thông tin của lô hàng giữa shipper và forwarder, đồng thời được sử dụng để quản lý, theo dõi và giao nhận lô hàng theo thỏa thuận dịch vụ giữa các bên.

HAWB thường xuất hiện trong hoạt động consolidation, khi forwarder tập hợp nhiều lô hàng của các khách hàng khác nhau để vận chuyển trên cùng một lô hàng chính với hãng hàng không. Khi đó, mỗi chủ hàng có thể được cấp một HAWB riêng, trong khi toàn bộ hàng gom được thể hiện trên một MAWB.

Cần lưu ý rằng HAWB không phải là vận đơn do hãng hàng không phát hành. MAWB do hãng hàng không phát hành cho forwarder hoặc đơn vị đứng tên trên vận đơn chủ, còn HAWB do forwarder phát hành cho khách hàng của mình.

HAWB được sử dụng để làm gì?

HAWB có vai trò quan trọng trong việc xác lập và quản lý mối quan hệ giữa forwarder và chủ hàng.

Khi doanh nghiệp thuê forwarder vận chuyển hàng Air, forwarder có thể tiếp nhận hàng, thực hiện booking với hãng hàng không và tổ chức vận chuyển. HAWB được phát hành để ghi nhận thông tin của từng lô hàng thuộc khách hàng đó.

Về cơ bản, HAWB có những vai trò chính sau:

Ghi nhận thông tin lô hàng

HAWB thể hiện các thông tin quan trọng như người gửi, người nhận, sân bay đi, sân bay đến, số kiện, trọng lượng, loại hàng và các thông tin liên quan đến vận chuyển.

Là chứng từ trong quan hệ giữa shipper và forwarder

HAWB giúp thể hiện các điều kiện vận chuyển giữa khách hàng và forwarder, tùy thuộc vào thỏa thuận dịch vụ và điều kiện áp dụng.

Hỗ trợ theo dõi và giao nhận hàng

Số HAWB được forwarder sử dụng để quản lý từng lô hàng trong hệ thống của mình. Khi hàng đến nơi, thông tin HAWB có thể được sử dụng để đối chiếu và thực hiện giao nhận theo quy trình của forwarder và đại lý liên quan.

Hỗ trợ quản lý hàng gom

Trong trường hợp nhiều lô hàng nhỏ được gom chung, mỗi chủ hàng có thể có một HAWB riêng. Forwarder sử dụng MAWB để làm việc với hãng hàng không và sử dụng các HAWB để quản lý từng lô hàng thành phần.

Khi nào doanh nghiệp sử dụng HAWB?

HAWB thường được sử dụng khi doanh nghiệp book hàng thông qua freight forwarder, đặc biệt trong trường hợp forwarder thực hiện gom nhiều lô hàng nhỏ.

Ví dụ, ba doanh nghiệp A, B và C cùng gửi hàng từ Việt Nam sang một quốc gia khác. Thay vì mỗi doanh nghiệp tự thuê riêng một chuyến hoặc tự làm việc trực tiếp với hãng hàng không, forwarder có thể gom các lô hàng này thành một lô hàng chung.

Khi đó:

Doanh nghiệp A nhận một HAWB.
Doanh nghiệp B nhận một HAWB.
Doanh nghiệp C nhận một HAWB.
Forwarder đứng tên trên MAWB với hãng hàng không.

Nhờ cấu trúc này, forwarder có thể quản lý nhiều lô hàng thành phần trong cùng một lô hàng vận chuyển chính.

Nội dung trên House Airway Bill gồm những gì?

Mẫu HAWB có thể khác nhau giữa các forwarder, nhưng thông thường sẽ có những nhóm thông tin quan trọng sau:

1. Shipper

Shipper là người gửi hàng thực tế.

Thông tin này thường là doanh nghiệp xuất khẩu hoặc chủ hàng giao hàng cho forwarder để thực hiện vận chuyển.

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của shipper để tránh sai lệch giữa HAWB và bộ chứng từ thương mại.

2. Consignee

Consignee là người nhận hàng tại điểm đến.

Tùy theo giao dịch và phương thức tổ chức vận chuyển, consignee có thể là nhà nhập khẩu, khách hàng cuối cùng hoặc một bên được chỉ định nhận hàng.

3. HAWB Number

Đây là số vận đơn House do forwarder cấp và sử dụng để quản lý lô hàng.

Số HAWB không nhất thiết phải có cấu trúc giống số MAWB của hãng hàng không. Do đó, khi kiểm tra chứng từ, doanh nghiệp cần phân biệt rõ HAWB Number và MAWB Number.

4. Issuing Carrier’s Name and Address

Phần này thể hiện thông tin của bên phát hành vận đơn theo mẫu chứng từ được sử dụng.

Trong HAWB, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến thông tin nhận diện của forwarder phát hành chứng từ.

5. Airport of Departure và Airport of Destination

Hai trường thông tin này lần lượt thể hiện:

Airport of Departure: sân bay khởi hành.
Airport of Destination: sân bay đến.

Các thông tin này cần thống nhất với booking và kế hoạch vận chuyển.

6. Number of Pieces

Thể hiện số lượng kiện hàng của lô hàng.

Ví dụ: 10 cartons, 2 pallets hoặc số lượng kiện tương ứng với thực tế hàng hóa.

7. Gross Weight

Gross Weight là trọng lượng hàng theo cách xác định trên chứng từ và quy trình khai thác.

Doanh nghiệp cần kiểm tra số liệu trên HAWB với số cân thực tế tại kho để hạn chế sai lệch.

8. Chargeable Weight

Chargeable Weight là trọng lượng được sử dụng làm cơ sở tính cước vận chuyển hàng không theo quy tắc áp dụng.

Đối với hàng Air, trọng lượng tính cước có thể không bằng Gross Weight. Với những lô hàng có kích thước lớn nhưng trọng lượng nhẹ, trọng lượng thể tích có thể được sử dụng để xác định trọng lượng tính cước.

Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ cả trọng lượng thực tế và kích thước hàng hóa.

9. Dimensions

Thông tin kích thước thường được thể hiện theo:

Length × Width × Height

Kích thước đặc biệt quan trọng đối với các lô hàng có thể tích lớn vì có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trọng lượng thể tích và chi phí vận chuyển.

10. Charges

Phần này thể hiện các khoản cước và chi phí liên quan theo cấu trúc của chứng từ.

Tùy thỏa thuận, cước có thể được thể hiện dưới hình thức Prepaid hoặc Collect.

Prepaid: chi phí được thanh toán trước, thường do phía gửi hàng thanh toán.
Collect: chi phí được thu tại đầu đến theo thỏa thuận áp dụng.

11. Declared Value

Tùy mẫu HAWB, phần khai giá trị có thể liên quan đến giá trị hàng hóa phục vụ mục đích vận chuyển, hải quan hoặc bảo hiểm.

Doanh nghiệp cần khai báo theo đúng yêu cầu của chứng từ và quy định áp dụng, tránh tự ý sử dụng một giá trị không phù hợp.

12. Handling Information

Đây là phần dành cho các hướng dẫn hoặc lưu ý đặc biệt trong quá trình xử lý hàng.

Ví dụ có thể bao gồm yêu cầu về hàng dễ vỡ, hướng đặt kiện hoặc các yêu cầu xử lý đặc biệt khác.

Đối với hàng hóa nguy hiểm hoặc hàng có yêu cầu đặc biệt, doanh nghiệp cần tuân thủ riêng các quy định của vận tải hàng không thay vì chỉ ghi chú trên HAWB.

Cách nhận biết House Airway Bill (HAWB)

Một trong những cách đơn giản để nhận diện HAWB là kiểm tra đơn vị phát hành vận đơn.

HAWB thường mang thông tin nhận diện của forwarder như:

Tên công ty forwarder.
Logo hoặc thương hiệu của forwarder.
Địa chỉ văn phòng.
Thông tin liên hệ.
Số HAWB do forwarder quản lý.

Tuy nhiên, chỉ nhìn logo hoặc tên công ty chưa đủ để kết luận một chứng từ là HAWB. Doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời số vận đơn, đơn vị phát hành, shipper, consignee và mối liên hệ với MAWB.

HAWB và MAWB khác nhau như thế nào?

Đây là nội dung người mới làm logistics thường dễ nhầm lẫn.

Master Airway Bill (MAWB) là vận đơn chủ được phát hành bởi hãng hàng không hoặc người vận chuyển theo cấu trúc vận đơn chủ.

Trong khi đó, House Airway Bill (HAWB) là vận đơn do forwarder phát hành cho khách hàng của mình.

Có thể hình dung đơn giản:

Hãng hàng không → MAWB → Forwarder

Forwarder → HAWB → Shipper/Consignee

Bảng dưới đây giúp phân biệt hai loại vận đơn:

Tiêu chí	HAWB	MAWB
Tên đầy đủ	House Airway Bill	Master Airway Bill
Bên phát hành	Forwarder	Hãng hàng không/người vận chuyển
Đối tượng thể hiện	Chủ hàng và forwarder	Forwarder và hãng hàng không
Mục đích	Quản lý từng lô hàng của khách	Quản lý lô hàng vận chuyển chính
Số vận đơn	Do forwarder cấp	Theo hệ thống vận đơn của hãng hàng không
Thường xuất hiện trong	Hàng lẻ, hàng gom	Lô hàng chính/consolidation

Ví dụ thực tế về HAWB và MAWB

Giả sử doanh nghiệp A tại Việt Nam cần xuất khẩu một lô hàng bằng đường hàng không sang Đức.

Doanh nghiệp A thuê Smart Link Logistics làm forwarder.

Forwarder tiếp nhận hàng và thực hiện booking với hãng hàng không. Nếu lô hàng được vận chuyển dưới hình thức hàng gom, hãng hàng không sẽ phát hành MAWB cho forwarder.

Đồng thời, Smart Link Logistics phát hành HAWB cho doanh nghiệp A.

Khi đó, có thể hình dung:

Doanh nghiệp A → HAWB → Smart Link Logistics

Smart Link Logistics → MAWB → Hãng hàng không

Trên HAWB, shipper có thể là doanh nghiệp A và consignee là khách hàng của doanh nghiệp A tại nước nhập khẩu.

Trên MAWB, shipper có thể thể hiện forwarder và consignee có thể là đại lý của forwarder tại nước đến, tùy cách tổ chức lô hàng.

Điểm quan trọng là HAWB và MAWB có mối liên hệ với nhau nhưng phục vụ hai cấp độ quản lý khác nhau trong chuỗi vận chuyển.

HAWB có phải là vận đơn gốc không?

HAWB là một loại vận đơn hàng không do forwarder phát hành, nhưng doanh nghiệp không nên hiểu “HAWB” đơn giản là một loại “bill gốc” hay “bill phụ” trong mọi trường hợp.

Khác với vận tải biển, Air Waybill về bản chất không phải chứng từ sở hữu hàng hóa có tính chất lưu thông như vận đơn đường biển negotiable bill of lading. Việc giao nhận hàng Air chủ yếu được thực hiện dựa trên thông tin vận đơn và quy trình kiểm soát của hãng hàng không, forwarder và đại lý liên quan.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp sử dụng phương thức thanh toán L/C hoặc có yêu cầu đặc biệt từ ngân hàng, cần kiểm tra cụ thể điều khoản tín dụng chứng từ và bộ chứng từ được ngân hàng chấp nhận thay vì mặc định rằng HAWB luôn được chấp nhận.

Những lưu ý khi kiểm tra HAWB

Trước khi xác nhận HAWB, doanh nghiệp nên kiểm tra tối thiểu các thông tin sau:

Kiểm tra shipper và consignee

Đảm bảo tên và thông tin các bên phù hợp với hợp đồng, invoice và packing list.

Kiểm tra số HAWB

Đảm bảo số HAWB được ghi thống nhất trên các chứng từ và hệ thống theo dõi của forwarder.

Kiểm tra MAWB

Nếu lô hàng sử dụng cả HAWB và MAWB, cần xác định rõ mối liên hệ giữa hai số vận đơn.

Kiểm tra số kiện và trọng lượng

Đối chiếu với hàng thực tế và thông tin đã booking.

Kiểm tra sân bay đi và đến

Đảm bảo không có nhầm lẫn về điểm khởi hành hoặc điểm đích.

Kiểm tra cước

Xác định rõ prepaid hay collect và các khoản chi phí liên quan.

Kiểm tra hàng đặc biệt

Nếu là hàng nguy hiểm, hàng dễ vỡ, hàng cần kiểm soát nhiệt độ hoặc hàng có yêu cầu xử lý đặc biệt, cần đảm bảo thông tin và chứng từ đáp ứng yêu cầu của hãng hàng không.

HAWB có vai trò gì trong quy trình xuất nhập khẩu hàng Air?

HAWB không chỉ đơn thuần là một tờ giấy thể hiện thông tin lô hàng. Trong mô hình vận chuyển thông qua forwarder, chứng từ này giúp liên kết giữa chủ hàng và đơn vị giao nhận.

Một quy trình có thể được hình dung như sau:

Shipper → Forwarder → Hãng hàng không → Đại lý/Forwarder tại đầu đến → Consignee

Trong đó:

HAWB giúp quản lý quan hệ và thông tin lô hàng giữa shipper và forwarder.
MAWB thể hiện mối quan hệ vận chuyển chính giữa bên đứng tên vận đơn chủ và hãng hàng không.
Hai vận đơn được liên kết với nhau để forwarder có thể theo dõi và xử lý các lô hàng thành phần trong một lô hàng vận chuyển chính.

Đây là lý do doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần hiểu rõ HAWB và MAWB thay vì chỉ quan tâm đến một số vận đơn riêng lẻ.

Kết luận

House Airway Bill (HAWB) là vận đơn hàng không do forwarder phát hành cho khách hàng trong quá trình tổ chức vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. HAWB thường được sử dụng trong các lô hàng do forwarder quản lý, đặc biệt khi nhiều lô hàng được gom chung để vận chuyển.

Hiểu đúng HAWB giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra thông tin shipper, consignee, số kiện, trọng lượng, trọng lượng tính cước, sân bay đi, sân bay đến và các yêu cầu xử lý hàng hóa.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần phân biệt rõ HAWB và MAWB: HAWB gắn với lô hàng của từng khách hàng và do forwarder phát hành, trong khi MAWB là vận đơn chủ dùng cho quan hệ vận chuyển chính với hãng hàng không.

Trong thực tế, cấu trúc vận đơn có thể thay đổi tùy mô hình booking, hình thức hàng gom và thỏa thuận giữa các bên. Vì vậy, khi nhận HAWB, doanh nghiệp nên đối chiếu đồng thời với MAWB, booking và bộ chứng từ thương mại để đảm bảo thông tin của toàn bộ lô hàng được thống nhất trước khi vận chuyển.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU