4 NỘI DUNG HẢI QUAN THƯỜNG QUAN TÂM KHI KIỂM TRA SAU THÔNG QUAN

Kiểm tra sau thông quan (KTSTQ) là một trong những hoạt động quản lý quan trọng của cơ quan Hải quan nhằm đánh giá việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp sau khi hàng hóa đã hoàn tất thủ tục và được thông quan.

Khác với kiểm tra trong quá trình làm thủ tục, kiểm tra sau thông quan cho phép cơ quan Hải quan xem xét sâu hơn hồ sơ, chứng từ, sổ sách kế toán, dữ liệu quản lý hàng hóa và các thông tin liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Theo Luật Hải quan, KTSTQ có thể được thực hiện tại trụ sở cơ quan Hải quan hoặc tại trụ sở người khai hải quan tùy trường hợp.

Trong thực tế, có một số nhóm nội dung thường được cơ quan Hải quan quan tâm khi đánh giá rủi ro và thực hiện KTSTQ. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên chủ động rà soát những nội dung này thay vì chỉ chuẩn bị hồ sơ khi đã nhận quyết định kiểm tra.

Kiểm tra sau thông quan là gì?

Kiểm tra sau thông quan là hoạt động kiểm tra được thực hiện sau khi hàng hóa đã được thông quan, nhằm đánh giá việc tuân thủ pháp luật hải quan của người khai hải quan.

Nội dung kiểm tra có thể liên quan đến hồ sơ hải quan, chứng từ thương mại, chứng từ kế toán, sổ sách, dữ liệu quản lý hàng hóa và các tài liệu khác có liên quan đến lô hàng hoặc hoạt động xuất nhập khẩu.

KTSTQ có thể được tiến hành theo kế hoạch, lựa chọn trên cơ sở quản lý rủi ro hoặc đối với hàng hóa xuất nhập khẩu đã thông quan nhưng có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

Điều này có nghĩa là việc hàng hóa đã được thông quan không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã hoàn toàn kết thúc nghĩa vụ kiểm soát hồ sơ. Doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo thông tin đã khai báo có cơ sở chứng minh và phù hợp với chứng từ, sổ sách cũng như thực tế quản lý hàng hóa.

Không có nghĩa mọi cuộc KTSTQ đều kiểm tra giống nhau. Phạm vi kiểm tra phụ thuộc vào mục tiêu, dấu hiệu rủi ro và nội dung được xác định trong từng trường hợp. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, có 4 nhóm vấn đề đáng chú ý gồm mã số hàng hóa và thuế suất, trị giá hải quan, xuất xứ hàng hóa và quản lý hàng hóa đối với loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp chế xuất.

1. Mã HS và chính sách thuế

Phân loại hàng hóa là một trong những nội dung có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định mã số và mức thuế áp dụng.

Khi rà soát, doanh nghiệp cần bảo đảm mã HS đã khai báo phù hợp với bản chất, cấu tạo, thành phần, công dụng và các đặc điểm liên quan của hàng hóa.

Một số hồ sơ nên được kiểm tra lại gồm:

Tên hàng trên tờ khai so với invoice, packing list và catalogue.
Thành phần, cấu tạo và thông số kỹ thuật của sản phẩm.
Công dụng và đặc tính của hàng hóa.
Kết quả phân tích, phân loại nếu hàng hóa thuộc trường hợp cần phân tích.
Căn cứ pháp lý được sử dụng để xác định mã HS.
Mức thuế suất đã áp dụng cho từng thời điểm nhập khẩu.

Rủi ro có thể phát sinh khi doanh nghiệp áp dụng mã HS không phù hợp, dẫn đến chênh lệch thuế hoặc áp dụng sai chính sách quản lý mặt hàng.

Đối với những mặt hàng phức tạp hoặc có nhiều khả năng phân loại, doanh nghiệp có thể xem xét thủ tục xác định trước mã số theo quy định để có thêm cơ sở khi thực hiện khai báo. Cơ quan Hải quan hiện có cơ chế xác định trước mã số, xuất xứ và trị giá hải quan đối với hàng hóa đáp ứng điều kiện theo quy định.

2. Trị giá hải quan và các khoản liên quan

Trị giá hải quan là một nội dung quan trọng bởi nó có liên quan trực tiếp đến việc xác định trị giá tính thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.

Trong quá trình kiểm tra, doanh nghiệp cần có khả năng chứng minh cơ sở hình thành trị giá đã khai báo bằng hệ thống chứng từ phù hợp.

Một số nội dung có thể cần được đối chiếu gồm:

Giá mua trên hợp đồng và hóa đơn thương mại.
Điều kiện giao hàng theo Incoterms.
Cước vận chuyển.
Chi phí bảo hiểm.
Các khoản điều chỉnh cộng hoặc trừ theo quy định.
Quan hệ đặc biệt giữa người mua và người bán, nếu có.
Các khoản thanh toán thực tế giữa các bên.
Chứng từ kế toán và chứng từ thanh toán liên quan.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra con số trên tờ khai mà cần xem xét toàn bộ hồ sơ hình thành nên trị giá khai báo.

Đối với những trường hợp có trị giá bất thường, thay đổi lớn hoặc hàng hóa cần xác định trước trị giá, pháp luật hải quan có quy định về thủ tục xác định trước trị giá hải quan.

3. Xuất xứ hàng hóa và chứng từ C/O

Xuất xứ hàng hóa là một nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, nhất là khi sử dụng chứng từ xuất xứ để đề nghị hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại tự do.

Việc có C/O không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đương nhiên được hưởng ưu đãi thuế quan. Hồ sơ xuất xứ cần đáp ứng các điều kiện tương ứng với quy định của hiệp định và pháp luật Việt Nam.

Khi tự rà soát, doanh nghiệp nên kiểm tra:

C/O có đúng mẫu áp dụng cho trường hợp cụ thể hay không.
Thông tin trên C/O có thống nhất với bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
Tên hàng, số lượng, trọng lượng và thông tin vận chuyển có phù hợp.
Tiêu chí xuất xứ được áp dụng có phù hợp với mặt hàng.
Chứng từ chứng minh xuất xứ có đầy đủ trong trường hợp cần xuất trình.
Quy trình sản xuất và nguồn nguyên liệu có đáp ứng tiêu chí xuất xứ tương ứng.

Đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, gia công hoặc mua nguyên liệu từ nhiều nguồn, việc quản lý hồ sơ chứng minh xuất xứ càng cần được thực hiện chặt chẽ.

Cơ quan Hải quan cũng có cơ chế xác định trước xuất xứ đối với hàng hóa đáp ứng điều kiện theo quy định.

4. Quản lý hàng hóa loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu và doanh nghiệp chế xuất

Đây là nhóm nội dung có tính đặc thù cao và thường đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý nguyên liệu, vật tư và sản phẩm tương đối chặt chẽ.

Đối với doanh nghiệp hoạt động theo loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu hoặc doanh nghiệp chế xuất, việc kiểm tra không chỉ dừng ở tờ khai hải quan mà còn có thể liên quan đến quá trình quản lý, sử dụng nguyên liệu, vật tư và sản phẩm.

Doanh nghiệp nên chủ động đối chiếu giữa:

Tờ khai nhập khẩu nguyên liệu, vật tư.
Tờ khai xuất khẩu sản phẩm.
Báo cáo quyết toán.
Định mức thực tế sản xuất.
Số liệu nhập, xuất, tồn kho.
Chứng từ xuất nhập kho.
Sổ sách và dữ liệu kế toán.
Hồ sơ, chứng từ liên quan đến quá trình sản xuất.

Đặc biệt, định mức thực tế cần được doanh nghiệp xác lập và quản lý dựa trên tình hình sản xuất thực tế, thay vì chỉ sử dụng một định mức mang tính dự kiến.

Thực tiễn kiểm tra của cơ quan Hải quan cho thấy báo cáo quyết toán, định mức thực tế và tình hình quản lý nguyên liệu, vật tư là những nội dung có thể được xem xét trong quá trình kiểm tra đối với loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu.

Vì sao doanh nghiệp nên chủ động rà soát hồ sơ trước khi KTSTQ?

Một trong những sai lầm phổ biến là doanh nghiệp chỉ bắt đầu kiểm tra lại chứng từ sau khi nhận được quyết định KTSTQ.

Cách tiếp cận này thường khiến doanh nghiệp rơi vào trạng thái bị động vì hồ sơ xuất nhập khẩu có thể trải dài qua nhiều năm, nhiều bộ phận và nhiều hệ thống dữ liệu khác nhau.

Một sai lệch nhỏ giữa tờ khai, chứng từ thương mại, kế toán và dữ liệu kho nếu không được phát hiện sớm có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian để truy xuất nguyên nhân và giải trình.

Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng hoạt động tự kiểm tra tuân thủ hải quan nội bộ theo định kỳ, thay vì chờ đến khi có yêu cầu từ cơ quan Hải quan.

Doanh nghiệp nên tự kiểm tra những gì?

Một quy trình rà soát nội bộ có thể bắt đầu từ việc lựa chọn các nhóm hàng và loại hình có giá trị lớn, tần suất nhập khẩu cao hoặc có chính sách thuế phức tạp.

Đối với mã HS

Kiểm tra lại mã HS đang sử dụng và cơ sở phân loại hàng hóa. Đặc biệt lưu ý các mặt hàng có cấu tạo, thành phần hoặc công dụng thay đổi theo từng model.

Đối với trị giá

Đối chiếu invoice, contract, điều kiện giao hàng, cước vận chuyển, bảo hiểm và các khoản liên quan với trị giá đã khai báo.

Đối với xuất xứ

Kiểm tra C/O, tiêu chí xuất xứ và sự thống nhất giữa C/O với các chứng từ khác trong bộ hồ sơ.

Đối với gia công và sản xuất xuất khẩu

Đối chiếu số liệu nhập – xuất – tồn, báo cáo quyết toán, định mức thực tế, dữ liệu kho và chứng từ kế toán.

Đối với hồ sơ chứng từ

Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống lưu trữ để có thể nhanh chóng truy xuất hồ sơ của từng lô hàng khi cần giải trình.

Checklist tự rà soát trước khi có kiểm tra sau thông quan

Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist cơ bản sau:

Nội dung	Nội dung cần rà soát
Mã HS	Mã HS, mô tả hàng hóa, thành phần, công dụng, cơ sở phân loại
Thuế	Thuế suất, chính sách thuế, số thuế đã khai và đã nộp
Trị giá	Invoice, Contract, Incoterms, cước, bảo hiểm và các khoản điều chỉnh
Xuất xứ	C/O, tiêu chí xuất xứ, chứng từ chứng minh xuất xứ
Gia công/SXXK	Định mức, nguyên liệu, sản phẩm, báo cáo quyết toán
Kho	Nhập – xuất – tồn và chứng từ quản lý kho
Kế toán	Sổ sách, chứng từ thanh toán và dữ liệu liên quan
Hồ sơ hải quan	Tờ khai và toàn bộ chứng từ liên quan

Có nên chờ đến khi Hải quan kiểm tra mới rà soát?

Câu trả lời là không nên.

KTSTQ là hoạt động quản lý dựa trên hồ sơ và thông tin, vì vậy việc doanh nghiệp chủ động kiểm soát dữ liệu ngay từ đầu sẽ giúp quá trình giải trình, cung cấp chứng từ và chứng minh tính chính xác của khai báo thuận lợi hơn.

Đối với doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu thường xuyên, có thể xây dựng kế hoạch internal audit về tuân thủ hải quan định kỳ, chẳng hạn theo năm hoặc theo chu kỳ phù hợp với quy mô và mức độ rủi ro của doanh nghiệp.

Không nên hiểu việc “rà soát 1–2 năm/lần” là một thời hạn bắt buộc theo pháp luật; đây chỉ nên được xem là khuyến nghị quản trị nội bộ để doanh nghiệp chủ động phát hiện và xử lý sai sót.

Kết luận

Kiểm tra sau thông quan không đơn thuần là việc kiểm tra lại một bộ tờ khai đã hoàn tất. Đây là quá trình đánh giá mức độ tuân thủ của doanh nghiệp dựa trên nhiều nguồn thông tin, hồ sơ và dữ liệu liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.

Trong đó, mã HS và thuế suất, trị giá hải quan, xuất xứ hàng hóa và quản lý loại hình gia công – sản xuất xuất khẩu – chế xuất là những nhóm nội dung doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý khi thực hiện tự rà soát.

Thay vì chờ đến khi nhận quyết định kiểm tra sau thông quan mới bắt đầu kiểm tra lại hồ sơ, doanh nghiệp nên xây dựng cơ chế kiểm soát tuân thủ định kỳ. Việc phát hiện sớm sai sót sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xử lý, hoàn thiện chứng từ và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Smart Link Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp trong các hoạt động khai báo hải quan, tư vấn mã HS, chính sách mặt hàng, trị giá, xuất xứ và các thủ tục xuất nhập khẩu liên quan.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU