5 CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ TRONG MỖI LÔ HÀNG

Trong hoạt động xuất khẩu, bộ chứng từ không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quyết định việc thông quan, thanh toán và bàn giao hàng hóa được diễn ra suôn sẻ. Việc thiếu hoặc sai sót chứng từ có thể dẫn đến chậm trễ, phát sinh chi phí hoặc bị từ chối thanh toán. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ 5 chứng từ xuất khẩu bắt buộc và vai trò của từng loại trong quy trình logistics quốc tế.

1. Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại

Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ xuất khẩu bắt buộc. Đây là hóa đơn thể hiện toàn bộ thông tin giao dịch quốc tế giữa người bán và người mua, bao gồm:

Thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu
Mô tả hàng hóa chi tiết
Điều kiện giao hàng theo Incoterms
Giá trị hàng hóa
Điều kiện và phương thức thanh toán

Commercial Invoice được sử dụng bởi hải quan, ngân hàng và các bên liên quan để kiểm tra, đối chiếu và hoàn thành thủ tục giao dịch. Mọi lô hàng xuất khẩu đều phải có hóa đơn thương mại chính xác, đúng quy định.

Tại sao bắt buộc?

Commercial Invoice là căn cứ xác định thuế, trị giá hải quan và là tài liệu gốc trong hồ sơ thanh toán quốc tế.

2. Packing List – Phiếu đóng gói hàng hóa

Packing List là chứng từ thể hiện cách thức đóng gói hàng hóa của doanh nghiệp. Nội dung bao gồm:

Số lượng kiện hàng
Trọng lượng Gross Weight và Net Weight
Thể tích (CBM)
Quy cách, vật liệu đóng gói
Mã số kiện hàng, ký mã hiệu

Đây là tài liệu quan trọng giúp hãng tàu, forwarder và hải quan xác định chính xác thông tin lô hàng để bố trí vận chuyển, xếp dỡ và kiểm tra nếu cần.

Vai trò đặc biệt:

Packing List quyết định cách bố trí hàng hóa trong container, ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn vận chuyển và chi phí logistics.

3. Sales Contract – Hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là cơ sở pháp lý ràng buộc giữa người bán và người mua trong hoạt động xuất khẩu. Dù không phải lúc nào cũng phải nộp cho hải quan, đây vẫn là chứng từ bắt buộc trong giao dịch quốc tế. Một hợp đồng chuẩn cần thể hiện:

Điều kiện giao hàng theo Incoterms
Giá cả, số lượng
Thời gian giao hàng
Điều khoản thanh toán
Quy định về phạt, bồi thường, giải quyết tranh chấp

Ý nghĩa:

Sales Contract là nền tảng pháp lý để giải quyết các tình huống tranh chấp sau này, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

4. Bill of Lading / Airway Bill – Vận đơn

Vận đơn là chứng từ xác nhận hàng đã được đơn vị vận chuyển tiếp nhận. Tùy theo phương thức vận chuyển, doanh nghiệp sẽ dùng:

Bill of Lading (B/L) cho vận tải đường biển
Airway Bill (AWB) cho vận tải đường hàng không

Vận đơn giữ các vai trò quan trọng:

Bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận hàng
Chứng từ sở hữu hàng hóa
Căn cứ để nhận hàng tại cảng đích
Tài liệu ngân hàng yêu cầu khi thanh toán theo L/C

Lưu ý:

Sai sót trên vận đơn có thể dẫn đến việc hàng không được nhận tại cảng đích, gây chậm trễ và chi phí phát sinh.

5. Tờ khai hải quan xuất khẩu

Đây là thủ tục bắt buộc đối với mọi lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam. Tờ khai thể hiện:

Mã HS hàng hóa
Trị giá tính thuế
Thuế xuất khẩu (nếu có)
Thông tin tên hàng
Cửa khẩu xuất
Số lượng, trọng lượng

Sau khi tờ khai được thông quan, doanh nghiệp mới được phép đưa hàng vào khu vực giám sát.

Vì sao quan trọng?

Tờ khai là căn cứ chứng minh hàng hóa đã thực hiện thủ tục xuất khẩu hợp lệ và được hải quan cho phép rời khỏi lãnh thổ.

Kết luận

Bộ chứng từ xuất khẩu bắt buộc là nền tảng để đảm bảo lô hàng được thông quan thuận lợi, hạn chế rủi ro và hỗ trợ quá trình thanh toán quốc tế. Việc chuẩn bị đúng – đủ – chính xác các chứng từ như Commercial Invoice, Packing List, Sales Contract, Bill of Lading và tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và xây dựng uy tín với đối tác.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU