10 LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI SUBMIT SI QUA WEB HÃNG TÀU

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển, việc khai báo và gửi SI (Shipping Instruction – hướng dẫn vận chuyển) đúng và đầy đủ là một bước quan trọng để hãng tàu phát hành vận đơn chính xác. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hoặc nhân sự xuất khẩu chưa nắm hết các lưu ý quan trọng khi submit SI, dẫn đến sai sót trong vận đơn, chậm trễ giao hàng, hoặc phát sinh chi phí điều chỉnh không mong muốn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ những điểm then chốt cần chú ý khi gửi SI qua hệ thống web của hãng tàu.

Thời hạn gửi SI – Đừng bỏ lỡ mốc quan trọng

Trước khi làm bất cứ điều gì, bạn cần kiểm tra kỹ thời hạn cut-off cho SI được ghi rõ trên booking note hoặc thông báo từ hãng tàu. Mỗi hãng tàu đều quy định rõ ràng thời điểm cuối cùng nhận SI. Nếu gửi trễ, hệ thống có thể tự động khóa, khiến bạn không thể gửi được và buộc phải xin can thiệp thủ công hoặc dời lịch tàu. Để tránh rủi ro này, tốt nhất bạn nên gửi SI trước hạn ít nhất vài giờ, nhằm có đủ thời gian rà soát và điều chỉnh nếu cần thiết.

Thông tin người gửi và người nhận – Tuyệt đối không sai lệch

Khi khai báo thông tin shipper (người gửi), bạn cần chắc chắn rằng tên pháp nhân và địa chỉ khớp hoàn toàn với thông tin trên booking và các chứng từ xuất khẩu khác. Với người nhận (consignee), hãy chú ý đến loại vận đơn bạn sử dụng – nếu là vận đơn “To Order”, phần người nhận sẽ để trống hoặc ghi “To Order of…”, và lúc này Notify Party (bên được thông báo) phải được điền chính xác. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng nếu lô hàng được thanh toán qua L/C hoặc cần làm thủ tục tại nước nhập khẩu một cách suôn sẻ.

Thông tin hàng hóa – Rõ ràng và đồng nhất

Một lỗi phổ biến là khai báo nội dung hàng hóa quá sơ sài hoặc không khớp với các chứng từ như invoice hay packing list. Khi điền phần mô tả hàng hóa, bạn nên tránh viết tắt khó hiểu, đồng thời cung cấp thông tin cụ thể nhưng vẫn súc tích. Một số tuyến hàng đến Mỹ hoặc châu Âu có thể yêu cầu thêm mã HS Code – bạn cần kiểm tra kỹ xem tuyến của mình có yêu cầu hay không. Thêm vào đó, số lượng, trọng lượng và thể tích phải trùng khớp với các tài liệu kèm theo để tránh bị từ chối SI hoặc điều chỉnh vận đơn sau này.

Container và số seal – Nhập chính xác tuyệt đối

Số container và số seal (niêm chì) là những thông tin bắt buộc hãng tàu cần để phát hành vận đơn. Chỉ cần sai một ký tự, bạn có thể gặp rắc rối khi nhận hàng ở cảng đến hoặc phải tốn thời gian chỉnh sửa vận đơn. Do đó, hãy kiểm tra kỹ từng ký tự khi nhập liệu vào hệ thống và đối chiếu lại với phiếu cấp container của hãng tàu hoặc depot giao nhận.

Cảng đi và cảng đến – Tránh nhầm lẫn ICD với terminal

Tên cảng xếp hàng và dỡ hàng phải đúng theo chỉ định trên booking. Đặc biệt, bạn cần phân biệt giữa ICD (cảng cạn) và terminal (cảng chính) để khai báo đúng. Việc nhầm lẫn giữa cảng trung chuyển và cảng đích thực sự có thể ảnh hưởng đến việc định tuyến của tàu và thông quan ở cảng đến.

Loại vận đơn và hình thức giao nhận – Khai báo rõ ràng

Bạn cần chỉ rõ loại vận đơn mong muốn: Original B/L (vận đơn gốc), Seaway B/L (vận đơn điện tử) hay Telex Release (lệnh giao hàng điện tử). Trong trường hợp sử dụng Telex Release, bạn phải thông báo với hãng tàu và thể hiện yêu cầu rõ ràng trong SI để được hỗ trợ đúng quy trình. Việc thiếu thông tin có thể dẫn đến vận đơn không đúng yêu cầu và kéo dài thời gian xử lý.

Ghi chú đặc biệt trên vận đơn – Không được bỏ sót

Nếu bạn có những yêu cầu đặc biệt như thể hiện điều kiện thanh toán cước (“Freight Prepaid”, “Freight Collect”) hoặc các ghi chú như “Clean on Board”, hãy ghi rõ trong SI. Một số hệ thống hãng tàu có mục riêng để nhập ghi chú, nhưng nếu không có thì bạn có thể đề cập trong phần nội dung mở rộng.

Kiểm tra kỹ trước khi gửi – Tránh chỉnh sửa phiền phức

Một số hãng tàu chỉ cho phép gửi SI một lần duy nhất, hoặc cho chỉnh sửa với số lần hạn chế. Do đó, trước khi nhấn nút “Submit”, hãy kiểm tra kỹ toàn bộ nội dung, từ tên người gửi, mô tả hàng hóa đến số container và loại vận đơn. In trước bản preview hoặc lưu bản nháp để rà soát dễ hơn.

Lưu lại bằng chứng gửi SI – Bảo vệ quyền lợi

Sau khi gửi SI qua hệ thống, bạn nên lưu lại màn hình xác nhận hoặc email phản hồi tự động từ hãng tàu. Đây sẽ là bằng chứng cho thấy bạn đã gửi đúng hạn, tránh rơi vào trường hợp bị từ chối chỉnh sửa vì không có xác nhận rõ ràng.

Kiểm tra bản nháp vận đơn – Bước cuối không thể bỏ qua

Sau khi gửi SI, hãng tàu sẽ phản hồi một bản nháp vận đơn (draft B/L) để bạn kiểm tra. Đây là lúc bạn cần soát lỗi kỹ càng một lần nữa. Nếu phát hiện sai sót, hãy yêu cầu chỉnh sửa ngay lập tức. Việc phát hiện muộn sau khi B/L chính thức đã được phát hành sẽ rất phức tạp và tốn phí sửa đổi.

Kết luận

Việc nắm vững lưu ý quan trọng khi submit SI không chỉ giúp bạn tránh những sai sót trong khai báo mà còn đảm bảo tiến độ xuất khẩu được diễn ra thuận lợi, không bị gián đoạn vì các lỗi kỹ thuật hoặc thông tin không chính xác. Trong lĩnh vực logistics, mỗi bước nhỏ đều có thể ảnh hưởng đến cả chuỗi vận hành, do đó việc kiểm soát chi tiết trong khâu submit SI chính là bí quyết giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao độ tin cậy với đối tác quốc tế.

Nếu bạn là doanh nghiệp mới, hoặc muốn tối ưu quy trình khai báo SI, hãy liên hệ với đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp để được tư vấn cụ thể và kịp thời. Một bước chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp bạn đi xa hơn trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Nếu bạn cần hỗ trợ về pháp lý hay các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu và tránh những sai sót khi xuất khẩu hàng hóa, hãy liên hệ với Smart Link Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Chúng tôi tự hào là đơn vị với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình.

Gọi vào hotline: 0902 964 982 để biết thêm thông tin chi tiết

Nếu bạn cần hỗ trợ về xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế thì có thể liên hệ team Smartlink Logistics chúng mình nhé, để được hướng dẫn tư vấn dịch vụ cũng như các thủ tục hải quan liên quan cần thiết.

SMART LINK: BEST SERVICE BEST YOU